Налог на прибыль: перевод документов на иностранном языке

О переводе на русский язык "командировочных" документов

В опубликованном письме рассмотрена интересная ситуация. Общество отправляет сотрудника в командировку в иностранное государство. Разумеется, документы, прикладываемые к авансовому отчету, составлены на иностранном языке. Может ли лицо, владеющее данным языком, перевести такие документы самостоятельно, не прибегая к помощи переводчика? И подлежат ли они учету в целях налогообложения прибыли?

Обязателен ли перевод?

Государственным языком на территории РФ признается русский язык (ст. 68 КРФ). Поэтому официальное делопроизводство в госорганах, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке (п. 1 ст. 16 Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»).

Кроме того, пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) определено, что бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях.

Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и отчетности также осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Следовательно, прикладываемые документы к авансовому отчету (если они составлены на иностранном языке) обязательно должны иметь перевод на русский язык.

Отметим, что действующее законодательство практически не содержит норм, которые определяют, как вести учет документов, составленных на иностранном языке, и как их следует переводить. Поэтому полагаем, что перевод можно осуществить как на самом документе, так и на его ксерокопии.

Кто переводит?

Перевод таких документов можно доверить специалисту-переводчику или сотруднику компании. Данную позицию подтверждают письма Минфина России (от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168, от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725).

Так, в письме от Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168 указано, что перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей.

Аналогичной позиции придерживается также ФНС России в выпускаемых письмах от 26.04.2010 № ШС-37-3/656, 25.02.2009 № 16-15/01636.

При наличии у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, считаем, что достаточно один раз осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа (письмо Минфина России от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725).

Налоговый учет

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организации на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Напомним, что при направлении сотрудника в командировку должны быть составлены следующие документы:

1) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и № Т-9а;

2) командировочное удостоверение, так как фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Суточные выплачиваются только за дни пребывания в командировке, количество которых определяется на основании отметок в командировочном удостоверении (форма № Т-10);

3) служебное задание для направления сотрудника в командировку;

4) отчет об его выполнении по форме № Т-10а;

5) авансовый отчет по форме № АО-1.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы. К ним относят:

▪ авиа- и железнодорожные билеты (подтверждают расходы на проезд);

▪ счета гостиниц (подтверждают расходы на проживание);

▪ чеки, квитанции;

▪ другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

При заграничных командировках к авансовому отчету прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке).

Таким образом, расходы на загранкомандировки производственного характера, подтвержденные приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировки, командировочными удостоверениями, служебными заданиями для направления в командировки и отчетами об их выполнении, авансовыми отчетами, авиабилетами, счетами турфирм, в которых расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, и актами выполненных работ, подписанными с турфирмами, ксерокопиями страниц загранпаспортов с отметками о пересечении границы, могут быть приняты в качестве первичных документов для целей налогового учета (письмо Минфина России от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47). И следовательно, учтены в облагаемой базе по налогу на прибыль.

Однако полагаем, для того чтобы принять к учету документы, переведенные сотрудником компании, а не переводчиком, следует указать в приказе или ином документе круг лиц, имеющих на это право.

Для выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином иностранном языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли организаций. Перевода иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа, иной информации) не требуется. Такое решение высказали специалисты финансового министерства в письме от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168.