Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ
№14-6/ООГ-1863 от 15.03.2023

Можно ли подписывать кадровые документы факсимиле?

Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел в пределах компетенции обращение и сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. № 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом, а содержит мнение специалистов.

Согласно пункту 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Использование факсимильной подписи при подписании документов, несомненно, упрощает документооборот любой организации. Однако законодательно вопросы применения такого способа подписания документов в настоящее время не урегулированы. Не определен и статус документа, подписанного факсимильной подписью. Есть лишь несколько ситуаций, когда установлен прямой запрет на использование факсимильной подписи для подписания документов. Поэтому для исключения рисков при применении факсимиле учреждению важно различать ситуации, когда можно его применять при подписании документов, а когда - нельзя.

В действующем законодательстве отсутствует определение понятия «факсимиле».

Возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в том числе трудовых договорах, законодательством не предусмотрена.

Статьей 67 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) определено, что трудовой договор работодатель должен подписать лично.

Трудовой кодекс также допускает возможность применения работодателем и работником электронных подписей, оформленных в соответствии с законодательством, при использовании электронного документооборота (статьи 22.1 - 22.3 ТК РФ).

Пунктом 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» разъяснен порядок применения «факсимиле» для подписания кадровых документов. В этом пункте пояснено, что реквизит «Подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).