Письмо Министерства финансов РФ
№03-03-06/1/36962 от 04.05.2026

Какие документы нужны для подтверждения расходов на содержание служебного транспорта?

Вопрос: О документальном подтверждении расходов на содержание служебного транспорта для их учета в целях налога на прибыль.

Ответ: Департамент налоговой политики (далее - Департамент), рассмотрев письмо, сообщает.

На основании норм пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях главы 25 Кодекса налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 Кодекса). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта), на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса, учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Важно отметить, что Кодекс не содержит исчерпывающего перечня документов, подтверждающих произведенные расходы. Таким образом, налогоплательщик не ограничен в выборе средств для обоснования правомерности учета таких расходов.

Вместе с тем отмечаем, что в случаях, если законодательство Российской Федерации предписывает оформление отдельных операций посредством документов, соответствующих установленным правилам и форме, именно такие документы признаются документальным подтверждением расходов по данным операциям.

В случае отсутствия такой обязанности документ, подтверждающий факт хозяйственной деятельности, должен соответствовать требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".