Письмо Министерства финансов РФ
№03-15-05/83773 от 27.08.2025

Особенности отражения в РСВ командировочных и выплат работникам с разъездным характером работы

Вопрос: Об отражении в РСВ сумм командировочных расходов и расходов, возмещаемых работникам с разъездным характером работы; об ответственности за представление документов, содержащих недостоверные сведения.

Ответ: Департамент налоговой политики рассмотрел обращение от 30.07.2025, поступившее на официальный сайт Минфина России, по вопросу отражения в расчете по страховым взносам сумм командировочных расходов (проездные билеты, проживание), возмещаемых работнику или оплачиваемых непосредственно самой организацией-работодателем, а также сумм расходов (топливо, проживание, суточные), возмещаемых работникам, имеющим разъездной характер работ, и сообщает следующее.

Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 420 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в рамках трудовых отношений.

При этом в соответствии с пунктом 1 статьи 421 Кодекса база для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Кодекса, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.

Согласно абзацу одиннадцатому подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В соответствии с частью 1 статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Исходя из положений статьи 168.1 Трудового кодекса работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Кроме того, исходя из положений пункта 2 статьи 422 Кодекса не подлежит обложению страховыми взносами оплата организацией расходов на командировки работников (суточные, предусмотренные пунктом 1 статьи 217 Кодекса, оплата фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов работников на проезд до места назначения и обратно, расходов по найму жилого помещения и др.), а также выплаты сумм суточных работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, в размере, не превышающем размера соответствующих выплат, предусмотренного пунктом 1 статьи 217 Кодекса.

Таким образом, расходы организации на командировки работников (возмещаемые работнику или оплачиваемые непосредственно самим работодателем), а также суммы суточных и компенсация расходов работникам, имеющим разъездной характер работ, не подлежат обложению страховыми взносами с учетом положений статьи 422 Кодекса.

Положениями пункта 7 статьи 431 Кодекса установлено, что плательщики страховых взносов, в том числе организации, представляют расчет по страховым взносам (далее - РСВ) в налоговый орган по месту своего нахождения по форме, формату и в порядке, которые утверждены ФНС России.

Форма РСВ, а также порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС России от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@ «Об утверждении форм расчета по страховым взносам и персонифицированных сведений о физических лицах, порядков их заполнения, а также форматов их представления в электронной форме»  (далее - Порядок).

В соответствии с указанным Порядком плательщики страховых взносов обязаны в строку 030 подраздела 1 «Расчет сумм страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование» раздела 1 Расчета включать суммы выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц в соответствии со статьей 420 Кодекса (пункт 4.8 Порядка), а по строке 040 указанного подраздела 1 раздела 1 Расчета отразить суммы выплат и иных вознаграждений, не подлежащие обложению страховыми взносами в соответствии со статьей 422 Кодекса (пункт 4.9 Порядка).

Учитывая вышеизложенное, суммы командировочных расходов (стоимость проездных билетов, проживания), возмещаемые работнику или уплачиваемые непосредственно самой организацией-работодателем, а также суммы расходов (на топливо, проживание, суточные), возмещаемые работникам, имеющим разъездной характер работ, должны отражаться организацией согласно Порядку в строках 030 и 040 подраздела 1 раздела 1 Расчета, а также по строке графы 140 подраздела 3.2.1 в разделе 3 «Персонифицированных сведений о застрахованных лицах» Расчета.

Что касается вопроса о привлечении организации к ответственности, предусмотренной пунктом 1 статьи 126.1 Кодекса за представление налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, сообщаем, что данная норма распространяется на правонарушения, связанные с исполнением налогоплательщиком обязанности налогового агента.