Письмо Министерства финансов РФ
№02-07-08/83890 от 04.09.2024

Можно ли первичные документы подписывать электронной подписью?

Вопрос: Об оформлении Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) при электронном взаимодействии между заказчиком и поставщиком (подрядчиком, исполнителем) квалифицированными электронными подписями.

Ответ: Департамент бюджетной методологии Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) рассмотрел обращение Федерального бюджетного учреждения от 30.07.2024 (далее - Обращение) и сообщает.

В силу положений постановления Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 № 329 «О Министерстве финансов Российской Федерации» Министерству финансов Российской Федерации не предоставлено право официального толкования законодательных или иных нормативных правовых актов, а также оценки конкретных хозяйственных операций.

Вместе с этим сообщаем следующее.

Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28.06.2022 № 100н «О внесении изменений в приложения № 1 - 5 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 15.04.2021 № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (далее - Методические указания) утверждена форма Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) (далее - Акт приемки (ф. 0510452)).

Обязательное формирование Акта приемки (ф. 0510452) осуществляется в целях оформления приемки поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, предусмотренной договором, информация о котором не размещается в реестре контрактов на единой информационной системы в сфере закупок (далее - приемка товаров, работ, услуг), включая оформление количественного и (или) качественного расхождения, несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам грузоотправителя (поставщика (подрядчика)), и информации о транспортировке груза (например, сведений о целостности пломб и упаковок при транспортировке), возникающих в результате приемки товаров, работ, услуг (пункт 64.19 Методических указаний).

Согласно пункту 1 статьи 3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон № 63-ФЗ) отношения в области использования электронных подписей регулируются указанным Федеральным законом, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, а также соглашениями между участниками электронного взаимодействия.

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Законом № 63-ФЗ, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись (пункт 1 статья 5 Закона № 63-ФЗ).

Согласно подпункту 4 пункта 3 статьи 21 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами.

В соответствии с пунктом 32 Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2016 № 256н, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо в случаях, предусмотренных настоящим Стандартом, иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, простой электронной подписью, или на бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, а также в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Согласно абзацу 5 пункта 1 Общих положений Методических указаний электронные первичные учетные документы составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью (далее - ЭЦП), либо в случаях, предусмотренных настоящими Методическими указаниями, простой электронной подписью (далее - ЭП).

Пунктом 64.28 Методических указаний предусмотрено подписание Акта приемки (ф. 0510452) ответственным лицом, принявшим товары, работы, услуги, членами приемочной комиссии простой электронной подписью, председателем комиссии квалифицированной электронной подписью. Акт приемки (ф. 0510452) утверждается руководителем учреждения ЭЦП - квалифицированной электронной подписью.

Особенности приемки товаров, работ, услуг, в том числе участие представителя поставщика (исполнителя) в приемке, и (или) при оформлении результатов приемки (в рассматриваемом случае Акта приемки (ф. 0510452)), а также условия электронного взаимодействия заказчика и поставщика (исполнителя) определяются условиями договора (контракта).

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, утверждены статьей 6 Закона № 63-ФЗ.

Учитывая изложенное, оформление Акта приемки (ф. 0510452) в рамках установленного электронного взаимодействия между заказчиком и поставщиком (подрядчиком, исполнителем) квалифицированными электронными подписями не противоречит положениям Методических указаний.

Дополнительно сообщаем, что Министерством финансов Российской Федерации созданы условия, обеспечивающие доступ всех заинтересованных пользователей к текстам нормативных правовых актов и методических рекомендаций по их применению, разрабатываемых департаментами ведомства.

Тексты нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности государственных финансов, размещены на официальном сайте Министерства финансов Российской Федерации. Интернет-адрес сайта - https://www.mi№fi№.gov.ru.