Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ
№14-6/ООГ-6245 от 05.10.2023

О ведении книги учета движения трудовых книжек и книги учета бланком трудовых книжек в электронном виде

Вопрос: Часть третья ст. 22.1 ТК РФ не исключает возможности применения электронного документооборота в отношении книги учета движения трудовых книжек и книги учета бланков трудовых книжек. Вместе с тем согласно части первой ст. 22.1 ТК РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Можно ли считать книгу учета движения трудовых книжек и книгу учета бланков трудовых книжек документами, связанными с работой? Могут ли такие книги вестись в электронном виде, если в организации введен электронный документооборот в соответствии с положениями ст. 22.1-22.3 ТК РФ?

Ответ: Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел обращение, поступившее на официальный сайт Минтруда России 25 сентября 2023 г., по вопросу о ведении книги учета движения трудовых книжек и книги учета бланком трудовых книжек в электронном виде и по компетенции сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. № 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Данное письмо Минтруда России не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является разъяснением и нормативным правовым актом.

Ведение электронного документооборота является правом работодателя, который локальным актом определяет перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот.

В соответствии с частью 1 статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее - электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных статьями 22.1 - 22.3 ТК РФ.

Положения об электронном документообороте применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись, за исключением документов, указанных в части третьей статьи 22.1 ТК РФ.

С учетом изложенного в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, книги (журналы) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них не являются документами, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ним работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись, то есть не попадает под действие требований, предусмотренных статьями 22.1 - 22.3 ТК РФ.

Одновременно отмечаем, что в соответствии с пунктом 40 приказа Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» книги (журналы) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).