Письмо Министерства финансов РФ
№03-04-06/35076 от 27.08.2013

НДФЛ: обложение сумм возмещения расходов работника, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики <…> по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях, и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса РФ (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ (далее - Трудовой кодекс).

Согласно статье 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.