Письмо Федеральной налоговой службы
№АС-4-2/8827 от 17.05.2013

Об обязанности по ведению кассовой книги обособленными подразделениями

Федеральная налоговая служба рассмотрела обращение и сообщает следующее.

1. По вопросу ведения кассовой книги обособленными подразделениями организации. В соответствии с абзацем 9 пункта 2.5 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее – Положение № 373-П) листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению.

Согласно пункту 5.1 Положения № 373-П платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо кассовой книги, указанной в абзаце первом данного пункта, ведет кассовую книгу для учета наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Пунктом 5.2 Положения № 373-П определено, что записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.

Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу (пункт 5.6 Положения № 373-П).

Таким образом, Положением № 373-П установлена обязанность по ведению кассовой книги, в которой должны учитываться поступающие наличные деньги, не только организацией, но и каждым обособленным подразделением организации. Вышеизложенное подтверждается постановлением Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 по делу № А56-59643/2012.

Нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в неоприходовании наличных денежных средств, в связи с неведением (неоформлением) кассовой книги и кассовых документов обособленными подразделениями организации, в соответствии с частью 1 статьи 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

2. По вопросу соответствия показаний контрольной ленты контрольно-кассовой техники и суммы инкассации.

Согласно части 15 статьи 4 Федерального закона от 03.06.2009 № 103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами» (далее – Федеральный закон № 103-ФЗ) платежный агент обязан сдавать в кредитную организацию полученные от плательщиков при приеме платежей наличные денежные средства для зачисления в полном объеме на свой специальный банковский счет (счета).

Частью 4 статьи 8 Федерального закона № 103-ФЗ определено, что прием платежей без зачисления принятых от физических лиц наличных денежных средств на специальный банковский счет, указанный в частях 14 и 15 статьи 4 Федерального закона № 103-ФЗ, а также получение поставщиком денежных средств, принятых платежным агентом в качестве платежей, на банковские счета, не являющиеся специальными банковскими счетами, указанными в части 18 статьи 4 Федерального закона № 103-ФЗ, не допускаются.

Таким образом, зачислению на специальный банковский счет подлежат в полном объеме наличные денежные средства, полученные платежным агентом от плательщиков при приеме платежей (в том числе со всех платежных терминалов, посредством которых осуществлялся прием платежей физических лиц).

В соответствии с пунктом 3.3 Положения № 373-П при ведении юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег, за исключением сумм наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом) помимо приходного кассового ордера, указанного в абзаце первом данного пункта, оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Согласно пункту 5.1 Положения № 373-П платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо кассовой книги, указанной в абзаце первом данного пункта, ведет кассовую книгу для учета наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, оформленному на полученные наличные деньги (пункт 5.2 Положения № 373-П).

Учитывая требования Положения № 373-П платежный агент, банковский платежный агент (субагент), осуществляющий исключительно деятельность, связанную с приемом платежей физических лиц, при ведении кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, оформляет приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег, отражает указанную сумму наличных денег в кассовой книге по учету наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом), и инкассирует данную сумму наличных денег с целью зачисления в полном объеме на специальный банковский счет.

Таким образом, ситуация, при которой выдача из кассы наличных денежных средств (в том числе инкассация денежных средств) осуществляется до момента распечатки контрольной ленты контрольно-кассовой техники (снятие Z-отчета) вследствие чего сумма выручки денежных средств будет расходиться с суммой инкассированных денежных средств с целью зачисления на специальный банковский счет, не допустима.

Вышеуказанная ситуация повлечет нарушение обязанностей по сдаче в кредитную организацию полученных от плательщиков при приеме платежей наличных денежных средств для зачисления в полном объеме на свой специальный банковский счет (счета), ответственность за совершение которого предусмотрена частью 2 статьи 15.1 КоАП РФ в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

3. По вопросу определения лимита остатка наличных денежных средств.

В соответствии с абзацем 3 пункта 1.3 Положения № 373-П платежный агент, осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом № 103-ФЗ, банковский платежный агент (субагент), осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе», при определении лимита остатка наличных денег не учитывают наличные деньги, принятые ими при осуществлении указанной деятельности.