Налог на прибыль: учет командировочных расходов

Учет расходов на проезд к месту командировки

В опубликованном письме рассматривается ситуация, когда сотрудника командировали в другой город. Однако для того, чтобы туда добраться, ему необходимо сделать пересадку. По обстоятельствам личного характера на пути из места пересадки к месту постоянной работы ему пришлось задержаться. Поэтому билет на самолет он приобрел за свой счет, который не представил в бухгалтерию. По мнению организации, такие затраты не могут быть приняты в расходы при исчислении налога на прибыль. Правомерна ли позиция компании?

Общие положения

Трудовым кодексом РФ определено, что под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Напомним, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Напомним, что не всякого сотрудника можно отправить в командировку. Так, статьей 259 Трудового кодекса РФ определены категории сотрудников, которых запрещено отправлять в служебные командировки. К ним относят беременных женщин. Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допустимо направлять в командировки только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им по медицинским показаниям. Последнее правило применимо также к матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, работникам, имеющим детей-инвалидов, и работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Также нельзя отправлять в служебные командировки сотрудников в период действия ученического договора. Однако это касается только командировок, не связанных с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

В статье 268 Трудового кодекса РФ сказано, что запрещено направлять в служебные командировки сотрудников, не достигших 18 летного возраста (за исключением имеющих творческую работу).

Учет расходов

Статьей 168 Трудового кодека РФ установлено, что в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему:

•  расходы по проезду;
•  расходы по найму жилого помещения;
•  дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
•  иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Налоговым законодательством помимо перечисленных расходов в базу по налогу на прибыль разрешено включать оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Работник по возвращении из командировки обязан представить авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Такими документами могут служить: билеты на самолет, поезд, чеки ККТ или бланки строгой отчетности, договор найма жилья и иные документы.

В том случае, если сотрудник потерял такие документы или не представил их по какой-либо другой причине, это не означает, что такие расходы не были произведены. Так, если работник летал на самолете в командировку, а билет по возвращении не представил, это не значит, что он не нес таких расходов и компания ему не обязана возмещать произведенные затраты. Иными словами, организация должна возместить такие расходы независимо от того, представил сотрудник билет или нет. В большинстве случаев организации возмещают такие расходы в размере, который установлен коллективным или трудовым договором.

Что касается обложения НДФЛ таких сумм, то по этому вопросу существует двойственная позиция. Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд к месту командировки и обратно. В пункте 19 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" указано, если работник не представляет проездных билетов, работодатель может компенсировать расходы на проезд к месту командировки и обратно по минимальной стоимости.

Судьи в вынесенных решениях придерживаются позиции, что в случае если сотрудником утерян билет, то сумма компенсации не является его доходом и не подлежит обложению НДФЛ, поскольку командировка носит производственный характер (постановление ФАС Дальневосточного округа от 26.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3562). Однако специалисты финансового министерства в письме от 05.02.2010 № 03-03-05/18 отмечают, что при отсутствии документального подтверждения данных денежных выплат теряется их компенсационный характер, и они подлежат налогообложению на общих основаниях.

Также они указывают, что в случае потери подлинников проездных документов может быть представлен дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

В части налога на прибыль напомним, что расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. Однако и в отношении этого налога специалисты устанавливают «поблажки» для налогоплательщика и позволяют учитывать данные суммы в расходах. К примеру, постановление ФАС Дальневосточного округа от 26.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3562. А в письме Минфина России от 25.11.2009 № МН-22-3/890, указано, что такие расходы нельзя учесть, поскольку они не соответствуют принципу обоснованности. Не исключено, что включив такие затраты в расход, претензий от налоговых инспекторов не избежать.