Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ
№14-6/ООГ-7353 от 24.11.2023

Можно ли принять от сотрудника заявление об увольнении по электронной почте или мессенджеры

Вопрос: В силу части шестой ст. 22.1 ТК РФ взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется путем использования:

• цифровой платформы «Работа в России»;

• информационной системы работодателя.

Возможность использования электронной почты для осуществления взаимодействия в рамках электронного документооборота данной нормой не предусмотрена. Тем не менее Роструд в письме от 07.09.2023 № ПГ/18460-6-1 указывает, что подача заявления об увольнении по собственному желанию по электронной почте возможна в случае введения работодателем электронного документооборота. По-вашему мнению, соответствует ли требованиям законодательства передача работодателю заявления об увольнении по электронной почте в случае, если в отношении данного документа введен электронный документооборот? 

Ответ: Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел обращение от 31 октября 2023 г. по вопросу направления работнику кадровых документов в электронном виде и по компетенции сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. № 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в Вашем обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.

Согласно пункту 27 ГОСТ 7.0.8-2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст, «письменный документ: документ, информация которого зафиксирована знаками письменности». При этом в соответствии с пунктом 10 того же ГОСТа «электронный документ: документ, информация которого представлена в электронной форме».

В настоящее время работодатель самостоятельно выбирает форму ведения документов, связанных с работой (на бумажном носителе или в электронном виде), за исключением тех, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством Российской Федерации.

При этом ведение документов в электронном виде осуществляется работодателями, внедрившими электронный документооборот в сфере трудовых отношений (далее - ЭКДО), в соответствии со статьями 22.1 - 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс).

Под ЭКДО понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных Кодексом.

ЭКДО касается документов, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме (часть 2 статьи 22.1 Кодекса).

ЭКДО осуществляется посредством Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» и (или) информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Кодекса, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (части 4 и 6 статьи 22.1 Кодекса).

Таким образом, возможность направления электронных образов документов (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) посредством электронной почты, мессенджеров Кодексом не допускается, за исключением случаев, установленных частью 13 статьи 22.3 Кодекса.