Письмо Федеральной налоговой службы
№СД-4-2/8096 от 26.06.2023

О рекомендациях по истребованию (вместе с Рекомендациями по истребованию документов (информациями))

Федеральная налоговая служба настоящим направляет Рекомендации по истребованию документов (информации).

С момента получения настоящего письма не применяются письма ФНС России от 13.02.2019 № ЕД-5-2/298дсп@ и от 31.05.2019 № ЕД-5-2/1531дсп@.

Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных инспекций ФНС России довести настоящее письмо до нижестоящих налоговых органов и обеспечить его применение.

Рекомендации по истребованию документов

Настоящие Рекомендации подготовлены для территориальных налоговых органов по вопросам организации работы по истребованию налоговыми органами документов (информации) в порядке, предусмотренном статями 93, 93.1, 93.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) (далее - Рекомендации).

Раздел 1. Принципы истребования

1.1. При истребовании документов (информации) должностным лицам налоговых органов необходимо руководствоваться Принципами истребования документов (информации), утвержденными распоряжением ФНС России от 27.12.2022 № 406@:

• законность. Истребуются документы (информацию, пояснения) только когда на это имеются полномочия;
• риск-ориентированный подход. Истребуются документы (информацию, пояснения) для проверки правомерности применения льгот, имеющихся противоречий между сведениями (имеющегося несоответствия сведений) и в иных случаях при наличии риска нарушения законодательства о налогах и сборах и с учетом его существенности. Само по себе использование налогоплательщиком льгот, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, или заявление налога к возмещению не является основанием для обязательного истребования у налогоплательщика или у всех его контрагентов подтверждающих документов. Истребуются документы по отдельным операциям (сделкам), а не за период или тем более за несколько периодов. Истребуются документы за период (за несколько периодов), только если эти документы необходимы для подтверждения выявленных фактов налоговых нарушений;
• определенность. Используются четкие формулировки в поручении (требовании), чтобы дать налогоплательщику однозначное понимание, какие документы (информация, пояснения) должны быть представлены налоговому органу;
• однократность. Истребуются документы (информацию, пояснения), только если имеется информация, что они не представлялись налогоплательщиком в налоговый орган ранее.
• приоритет получения информации из доступных государственных ресурсов. Истребуются документы (информацию) только если они не могут быть получены из имеющихся у налоговых органов информационных ресурсов и от других органов власти;
• цифровая среда. Максимально используется электронный документооборот для отправки поручений (требований) и получения соответствующих документов (информации);
• срочность. Готовность продлить срок представления документов при получении мотивированного обращения налогоплательщика.

При истребовании у налогоплательщика документов и информации, налоговому органу рекомендуется исходить из указанных принципов, а также предполагаемого эффекта, в частности добровольного уточнения налогоплательщиком своих налоговых обязательств, отказа от применения схем уклонения от уплаты налогов и т.д.

Истребование документов и информации в целях выполнения иных задач, не обусловленных налоговым контролем (например, в интересах иных лиц и государственных органов), не допускается, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом.

1.2. Истребование документов (информации) должно проводиться в комплексе (неразрывной взаимосвязи) с иными мероприятиями налогового контроля: инвентаризацией, допросами свидетелей, осмотрами, экспертизами, иными мероприятиями налогового контроля, предусмотренными статьей 31 и главой 14 Кодекса.

1.3. При проведении выездной налоговой проверки целесообразно истребование документов, после ознакомления с ними проверяющих должностных лиц налогового органа в порядке, предусмотренном пунктом 12 статьи 89 Кодекса.

1.4. При определении перечня документов, подлежащих истребованию, следует учитывать наличие обязанности по составлению таких документов, а также относимость их к документам, служащими основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документам, подтверждающим правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов (подпункт 1 пункта 1 статьи 31 Кодекса). В частности, налоговым органом не могут быть истребованы документы, обязанность по ведению которых у налогоплательщика отсутствует, например, в связи с применением специального налогового режима.

1.5. Приоритетным необходимо считать истребование документов у проверяемого лица, истребование документов у его контрагента либо иного лица, ими располагающего осуществляется в случае невозможности истребовать документы у проверяемого лица либо в случае обоснованных сомнений относительно полученных у проверяемого лица документов.

При проведении контрольно-аналитической работы необходимо использовать полномочия, предоставленные налоговым органам пунктом 2 статьи 93.1 Кодекса, учитывая, что данная норма позволяет истребовать документы (информацию) у любой стороны конкретной сделки.

В иных случаях, в частности, указанных в подпункте 7 пункта 1 статьи 31 Кодекса, приоритетным следует считать истребование документов (информации) у контрагентов проверяемого лица, или иных третьих лиц, ими располагающими.

В частности, при истребовании документов по цепочке необходимо последовательно истребовать документы начиная с непосредственного контрагента проверяемого лица. При этом не допускается истребование документов в первую очередь у крупнейших налогоплательщиков.

1.6. При истребовании документов (информации) целесообразно рассмотреть возможность получения отдельных истребуемых документов (информации) из открытых источников, в том числе открытых баз данных государственных органов в сети «Интернет».

1.7. Замена истребования документов (информации) путем включения в иные документы, направляемые плательщикам, просьб, требований и иных текстов, смысл которого определенно позволяет предположить плательщику, что он обязан представить (от него ожидается представление) вне рамок статей 93, 93.1 Кодекса те или иные документы, или получение документов при наличии ограничений на такое истребование (статья 88 Кодекса), иными способами, не предусмотренными Кодексом, в том числе «на добровольной основе» (запрос по телефону, по электронной почте и т.д.), не допускается, так как не соответствует законодательству о налогах и сборах. Согласно пункту 4 статьи 101 Кодекса не допускается использование доказательств, полученных с нарушением Кодекса.

1.8 При истребовании документов (информации) по основаниям, установленным пунктом 2.1 статьи 93.1 Кодекса, следует руководствоваться приказом ФНС России от 10.02.2020 № ЕД-7-8/85@ «Об утверждении перечня документов (информации) об имуществе, имущественных правах и обязательствах организации (индивидуального предпринимателя) - налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента, ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков) в соответствии с пунктом 2.1 статьи 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации».

1.9. При истребовании документов (информации) в соответствии со статьей 93.2 Кодекса необходимо учитывать, что у аудиторской организации (индивидуального аудитора) налоговым органом могут быть истребованы документы (информация), служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания, перечисления) налога (сбора, страховых взносов), в случае, если такие документы (информация) были истребованы у налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента) в соответствии с Кодексом и не были представлены в налоговый орган указанным лицом в установленном порядке при проведении в отношении его выездной налоговой проверки (пункт 2 статьи 93.2 Кодекса).

Раздел 2. Порядок составления требования (поручения)

2.1. Составление требования о представлении документов (информации) (далее - Требование), поручения о представлении документов (информации) (далее - Поручение) проводится в соответствии с их формами, утвержденными приказом ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@, с обязательным использованием АИС «Налог-3». Направление Требований и Поручений осуществляется в соответствии с технологическими процессами АИС «Налог-3». Направление Требований в электронной форме осуществляется исключительно в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@.

2.2. До составления Требования (Поручения) инициатором, с использованием АИС «Налог-3», проводится проверка наличия в налоговых органах ранее истребованных (поступивших) необходимых документов (информации), независимо от оснований их истребования (представления). Размещенные документы используются налоговым органом без направления Требований (Поручений). Ранее представленные в налоговый орган документы подлежат хранению в сроки, установленные частью 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

2.3. Требование (Поручение) должно содержать достаточные сведения, позволяющие лицу, которому адресовано (будет адресовано) Требование, определить, какие именно документы (информация) необходимы налоговому органу из массива (множества) имеющихся у него документов и информации.

2.4. Правовые основания для истребования документов (информации) подлежат обязательному указанию в проекте Поручения и требования. Приводятся все правовые нормы, предусматривающие истребование документов (информации) в каждом конкретном случае, сроки их представления, порядок их исчисления. Например, при истребовании документов у контрагента лица, в отношении которого проведена налоговая проверка, при проведении дополнительных мероприятий налогового контроля, указываются статьи 93, 93.1 Кодекса, а также пункт 6 статьи 101 Кодекса. Актуальные основания для истребования документов (информации) содержатся в соответствующем справочнике АИС «Налог-3».

2.5. При подготовке Поручения в отношении организации, имеющей обособленные подразделения целесообразно предварительно установить предполагаемое место нахождения (рассмотреть вопрос о предполагаемом месте нахождения) необходимых документов (информации), на основе имеющейся информации о плательщике и его деятельности. Направление Поручения в налоговый орган, в котором организация состоит на учете не по месту нахождения, либо месту нахождения обособленных подразделений, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных настоящими Рекомендациями в отношении крупнейших налогоплательщиков.

2.6. Поручение не составляется в следующих случаях:

• если контрагент проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента) либо лицо, располагающее документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента), состоит на учете в налоговом органе, проводящем налоговую проверку или иные мероприятия налогового контроля (пункт 5 Порядка взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов, утвержденного приказом ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@);
• если при истребовании в рамках пункта 2 статьи 93.1 Кодекса истребуются документы (информация) у стороны сделки, состоящей на учете в налоговом органе, проводящем налоговую проверку или иные мероприятия налогового контроля.

Требование о представлении документов (информации) направляется этому лицу указанным налоговым органом. Требование о представлении документов (информации) в этом случае подписывается руководителем (заместителем руководителя) налогового органа.

Раздел 3. Исполнение поручения (требования)

3.1. Порядок взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов утвержден приказом ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (приложение № 21).

3.2. Налоговый орган - Исполнитель, получивший истребованные документы на бумажном носителе, обеспечивает их учет в базе данных АИС «Налог-3». В случае выявления несоответствия фактически представленных документов (информации) документам (информации), о передаче которых указано налогоплательщиком в сопроводительном письме (описи), средствами АИС «Налог-3» Исполнитель формирует соответствующее сообщение, которое направляется лицу, представившему документы (информацию) (приложение № 2 к письму ФНС России от 15.01.2019 № ЕД-4-2/356@).

3.3 Исполнитель уполномочен направлять в адрес Инициатора Уведомление об отказе (частичном отказе) в исполнении Поручения в следующих случаях:

• на основании Поручения не представляется возможным идентифицировать истребуемые документы (информацию), либо период, за который они истребуются;
• на дату составления Требования налогоплательщик (плательщик сбора, плательщик страховых взносов, налоговый агент) снят с учета в налоговом органе-Исполнителе;
• Поручение сформировано не по установленному pdf-формату или не читается.

Уведомление об отказе в исполнении поручения подготавливается не позднее следующего рабочего дня со дня получения Поручения. Одновременно, наличие оснований для частичного неисполнения не может рассматриваться в качестве причины для неисполнения Поручения в оставшейся части.

Отказ в исполнении Поручения по иным, не указанным выше основаниям, а также уклонение иным способом от совершения Исполнителем действий по организации истребования документов (информации) не допускается, за исключением случаев, предусмотренных отдельными письмами ФНС России в отношении крупнейших налогоплательщиков.

3.4. Составление и направление Требования осуществляется в точном соответствии с полученным Поручением, за исключением пунктов, в исполнении которых отказано в соответствии с пунктом 3.2 настоящих Рекомендаций, в течение 5 рабочих дней со дня получения Поручения. К сформированному Требованию прилагается копия Поручения. В случае, если Требование направляется (вручается) на бумажном носителе, Поручение распечатывается Исполнителем и заверяется подписью должностного лица Исполнителя.

3.5. При получении налоговым органом Уведомления о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) в связи с необходимостью продления срока представления документов (информации) в соответствии с пунктом 3 статьи 93 Кодекса, Исполнитель, в течение двух рабочих дней со дня получения такого Уведомления принимает Решение о продлении (об отказе в продлении) сроков представления документов (информации) и в течении 1 рабочего дня уведомляет Инициатора о наступлении указанного события. При проведении налоговой проверки консолидированной группы налогоплательщиков продление сроков осуществляется не менее чем на 10 рабочих дней.

Аналогично, указанные положения также подлежат применению в случае получения от налогоплательщика сообщения о том, что документы утрачены, не поступали, не составлялись, ранее были представлены в налоговый орган, и иных подобных случаях.

3.6. В случае непредставления лицом истребованных документов (информации) Исполнитель по истечению срока представления документов (информации), но не позднее 20 рабочих дней со дня, установленного для представления документов (информации), средствами АИС «Налог-3» информирует Инициатора о невозможности полного (частичного) исполнения Поручения и принятых мерах. Привлечение к налоговой и административной ответственности за непредставление в установленный Кодексом срок истребованных документов (информации) осуществляется налоговым органом, направившим Требование.

3.7. Принятие решения о приостановлении операций по банковским счетам (переводов электронных денежных средств) в случае неисполнения налогоплательщиком-организацией установленной пунктом 5.1 статьи 23 Кодекса обязанности по передаче налоговому органу квитанции о приеме Требования, в течение 10 рабочих дней со дня истечения срока, установленного для передачи налогоплательщиком-организацией квитанции о приеме Требования, направленного налоговым органом по телекоммуникационным каналам связи в электронной форме (подпункт 2 пункта 3 статьи 76 Кодекса), осуществляется налоговым органом, направившим Требование.

Отмена решения о приостановлении операций по банковским счетам (переводов электронных денежных средств) осуществляется налоговым органом, направившим Требование, не позднее одного дня, следующего за наиболее ранней из следующих дат:

• день передачи в порядке, предусмотренном пунктом 5.1 статьи 23 Кодекса, налогоплательщиком-организацией квитанции о приеме Требования;
• день представления документов, истребованных налоговым органом.

3.8. Контроль сроков и исполнения Требований и Поручений, сроков принятия и отмены решений, указанных в настоящих Рекомендациях, осуществляется в рамках проведения внутреннего аудита налоговых органов, мониторинга и контроля вышестоящих налоговых органов за деятельностью нижестоящих налоговых органов, в том числе в рамках аудиторских проверок внутреннего аудита. Указанный контроль осуществляется средствами АИС «Налог-3» на постоянной основе.

Раздел 4. Особенности истребования документов (информации) у отдельных категорий налогоплательщиков.

4.1 При получении от налогоплательщика Уведомления о том, что документы (информация) переданы аудиторской организации (индивидуальному аудитору) о получении такого Уведомления средствами АИС «Налог-3» информируется Инициатор.

Налоговый орган, в том числе направивший Поручение, в таком случае обращается в ФНС России, с целью принятия в соответствии со статьей 93.2 Кодекса Решения об истребовании документов (информации) у аудиторской организации (индивидуального аудитора). При этом налоговый орган сообщает всю необходимую информацию, указанную в статье 93.2 Кодекса, для принятия такого решения. Обращение направляется через вышестоящий налоговый орган.

При получении Решения об истребовании документов (информации) у аудиторской организации (индивидуального аудитора) оно исполняется путем направления Требования или Поручения, в зависимости от места постановки на учет аудиторской организации (индивидуального аудитора). В этом случае к Требованию (Поручению) прилагается копия Решения об истребовании документов (информации) у аудиторской организации (индивидуального аудитора).

4.2. При направлении Уведомления в связи с тем, что документы были переданы правоохранительному органу или изъяты правоохранительным органом, находящимся на подведомственной Исполнителю территории, Исполнитель принимает меры к их получению путем направления запроса в правоохранительный орган, о чем средствами АИС «Налог-3» информирует Инициатора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим пунктом.

При направлении Уведомления в связи с тем, что документы были переданы правоохранительному органу или изъяты правоохранительным органом, в случае, если лицо состоит на учете в Межрегиональной инспекции ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам № 9, либо Межрайонной инспекции ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам № 13, принятие мер к получению названных документов путем направления запроса в правоохранительный орган, осуществляется Инициатором.

4.3. При Истребовании отдельных документов (информации) о налогоплательщике, имеющейся в распоряжении кредитной организации, предусмотренных пунктом 2.1 статьи 86 Кодекса налоговому органу необходимо учитывать, что порядок получения указанных сведений доведен до территориальных налоговых органов письмом ФНС России от 01.07.2021 № СД-4-2/9296@, в соответствии с которым до вступления в силу нормативных правовых актов необходимых для применения пункта 2.1 статьи 86 Кодекса налоговые органы получают документы (информацию) в соответствии с порядком, предусмотренными пунктами 1, 2 статьи 93.1 Кодекса.

4.4. Поручения об истребовании документов (информации) у крупнейших налогоплательщиков необходимо направлять в межрегиональные инспекции ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам №№ 1 - 7, 10, а также межрайонные инспекции ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам № № 1 - 12.

Поручения об истребовании документов (информации) у иностранных организаций, оказывающих услуги в электронной форме, указанные в пункте 1 статьи 174.2 Кодекса, местом реализации которых признается территория Российской Федерации (за исключением иностранных организаций, оказывающих указанные услуги через обособленное подразделение, расположенное на территории Российской Федерации), а также иностранных организаций - посредников, признаваемых налоговыми агентами в соответствии с пунктом 3 статьи 174.2 Кодекса, направляются в Межрегиональную инспекцию ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам № 7.

Межрегиональная инспекция ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам № 9 и Межрайонная инспекция ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам № 13 не могут являться исполнителями поручений территориальных налоговых органов. Поручения направляются в территориальные налоговые органы по месту нахождения крупнейшего налогоплательщика или месту нахождения обособленного подразделения крупнейшего налогоплательщика, у которого необходимо истребовать документы (информацию).

Особенности оформления и исполнения Поручений в отношении крупнейших налогоплательщиков устанавливаются отдельными письмами ФНС России.

Раздел 5. Техническая реализация истребования

5.1 Регистрация отправляемых налоговым органом Требований, Поручений, Решений, Уведомлений, Запросов осуществляется средствами АИС «Налог-3» без дублирования в системе электронного документооборота.

5.2. Необходимо учитывать, что в адрес кредитных организаций по ТКС в соответствии с приказом ФНС России от 16.09.2022 № ЕД-7-15/839@ «Об утверждении рекомендуемых форматов перечня документов к требованию о представлении документов (информации), направляемому кредитным организациям, и ответа на требование о представлении документов (информации), направляемое в налоговый орган кредитными организациями в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» функционалом ПО предусмотрено направление исключительно формализованных требований.

5.3 Сканирование и ввод в базу данных АИС «Налог-3» документов, представленных на бумажном носителе в рамках процедуры истребования документов (независимо от основания их представления), в том числе истребованных в рамках налоговой проверки не на основании Поручения, осуществляется только после получения от заинтересованного налогового органа запроса на получение документов. Одновременно, в течение 5 рабочих дней со дня получения истребуемых документов налоговый орган - хранитель документа на бумажном носителе вправе в инициативном порядке (без запроса на получение документов) разместить в базе данных АИС «Налог-3» сканированный образ этого документа.

5.4 Предусмотренные настоящими Рекомендациями действия, а также информирование о поступивших документах (информации), осуществляются в рамках соответствующих технологических процессов АИС «Налог-3». Схемы действий налоговых органов приведены в инструкциях должностных лиц территориальных налоговых органов по исполнению операций соответствующих технологических процессов АИС «Налог-3».