Письмо Федеральной налоговой службы
№ГД-4-3/1984 от 06.02.2014

Первичные документы: применение в электронном виде

Федеральная налоговая служба <…> о порядке применения универсального передаточного документа сообщает следующее.

1. Из норм статьи 252 Налогового кодекса РФ (далее - Кодекс) следует, что в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами при выполнении прочих необходимых условий признаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Согласно статье 313 Кодекса подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации.

Указанным Федеральным законом предусмотрено, что определенные руководителем экономического субъекта для применения в организации первичные учетные документы должны содержать все обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ (п. 4 ст. 9).

Согласно пункту 5 статьи 9 данного Закона первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Таким образом, первичный учетный документ, составленный в электронном виде, соответствующий по составу показателей приведенным выше требованиям, может являться основанием для формирования данных налогового учета.

Условия использования контрагентами электронного документооборота, порядок создания документов в электронной форме, их легитимного оборота и хранения регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", и эти вопросы не относятся к компетенции ФНС России.

Первичные учетные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Федерального закона № 63-ФЗ признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Если документ в электронном виде составлен по формату, установленному ФНС России, то согласно статьям 80 и 93 Кодекса при истребовании документов он может быть передан налогоплательщиком в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

2. В отношении составления и хранения счетов-фактур, выставляемых в электронном виде, сообщаем следующее.

На основании абзаца 2 пункта 1 статьи 169 Кодекса счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде утверждены приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ (далее - Приказ ФНС России № 138@).

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи установлен Приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н (далее - Порядок, Приказ Минфина России № 50н).

Учитывая изложенное, выставление счетов-фактур в электронном виде производится по форматам, установленным Приказом ФНС России № 138@, в соответствии с Порядком, предусмотренным Приказом Минфина России № 50н.

Пунктом 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, предусмотрено, что счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного) хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не получены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период.

Кроме того, согласно пункту 1.13 Порядка, утвержденного приказом Минфина России № 50н, участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрены Порядком, совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи указанных документов сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.

Учитывая изложенное, счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе.

В отношении применения вычетов на основании счетов-фактур, выставленных в электронном виде, обращаем внимание на следующее.

Согласно пункту 1 статьи 169 Кодекса счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 Кодекса.

Пунктом 1 статьи 172 Кодекса установлено, что налоговые вычеты, предусмотренные статьей 171 Кодекса, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав и при наличии соответствующих первичных документов.

Учитывая изложенное, налогоплательщик вправе заявить к вычету суммы НДС, предъявленные при приобретении им товаров (работ, услуг), на основании счетов-фактур, выставленных в электронном виде в соответствии с установленным порядком, при выполнении условий, предусмотренных статьями 171 и 172 Кодекса.