Письмо Федеральной налоговой службы
№АС-4-3/14759@ от 15.08.2013

Об обязанности налогоплательщиков восстанавливать документы в случае их утраты

Федеральная налоговая служба направляет для сведения и использования в работе письмо Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 по вопросу обязанности налогоплательщиков сохранять документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также их восстановления в случае утраты.

Доведите данное письмо до нижестоящих налоговых органов, а также до налогоплательщиков.

Действительный государственный советник Российской Федерации II класса С.Н. Андрющенко

Приложение
Письмо
Министерства финансов РФ
от 22.07.2012 № 03-02-07/2/28610

<...> по вопросу об обязанности сохранять документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, сообщается следующее.

В силу подпункта 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 31 Кодекса налоговые органы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов.

Указанные документы могут быть истребованы налоговыми органами, в частности, в случаях проведения в отношении этого налогоплательщика повторной выездной налоговой проверки (статья 89 Кодекса) и проведения иных мероприятий налогового контроля, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, и информации относительно конкретной сделки (статья 93.1 Кодекса).

При этом истребуемые документы представляются с учетом положения, предусмотренного пунктом 5 статьи 93 Кодекса, согласно которому налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также в случае, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Полагаем, что в целях обеспечения исполнения подпункта 8 пункта 1 статьи 23 Кодекс и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в этом подпункте, соответствующие документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены.

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговый орган документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, установленную статьей 126 Кодекса.

Одновременно сообщается, что согласно части 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

В силу части 3 указанной статьи экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.