Письмо Министерства финансов РФ
№03-04-06/11996 от 11.04.2013

Налог на прибыль: учет суммы возмещения расходов работника за использование личного имущества в производственных целях

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики <…> по вопросам налогообложения в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса РФ (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

1. Согласно статье188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям статьи 252 Кодекса в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации в соответствии с положениями подпункта 11 пункта 1 ст. 264 Кодекса.

2. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Таким образом, учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса РФ, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей, в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

3. Согласно статье 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" плательщики страховых взносов имеют право получать от федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования, письменные ответы на вопросы, касающиеся применения законодательства Российской Федерации о страховых взносах.

По вопросу уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования следует обращаться в Министерство труда и социальной защиты РФ, на которое возложены указанные выше функции.