Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ
№14-6/ООГ-7321 от 24.11.2022

О вопросах ведения электронного документооборота

Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел обращения от 18 ноября 2022 г. по вопросам ведения электронного документооборота и сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. № 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращениях, не является разъяснением и нормативным правовым актом.

1. Согласно части первой статьи 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) решение о введении ЭКДО принимает работодатель.

В Российской Федерации основная масса организаций находится в частной собственности, которая признается и защищается Конституцией Российской Федерации. Это ограничивает возможность государства вмешиваться в процесс экономической деятельности организаций.

Таким образом, работодатель в целях эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом самостоятельно, под свою ответственность вправе предусматривать в организации необходимые кадровые решения.

Учитывая изложенное, считаем, что работодатель также вправе принять решения о прекращении ведения ЭКДО в организации.

При этом работник, согласившийся на ЭКДО, такого права не имеет.

2. Форма уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО (бумажная или электронная форма) в ТК РФ не урегулирована. Соответственно, форму такого уведомления (бумажную или электронную) работодатель определяет самостоятельно.

Согласно частям пятой - седьмой статьи 22.2 ТК РФ переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника, за исключением случая, указанного в части седьмой настоящей статьи. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством документооборота признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу к работодателю, который осуществляет электронный документооборот либо принял решение о введении электронного документооборота, вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

Таким образом, если работник был трудоустроен в компании до 31.12.2021, требуется письменное согласие. Если работник трудоустраивается после 31.12.2021, но имеет трудовой стаж, также требуется письменное согласие. Если работник трудоустраивается после 31.12.2021 и у него нет трудового стажа, то согласие не требуется.