Письмо Министерства финансов РФ
№03-04-06/41956 от 25.04.2025

Как компенсировать расходы дистанционных работников и не нарушить закон?

Вопрос: Об освобождении от НДФЛ доходов в виде компенсационных выплат дистанционным работникам.

Ответ: Департамент налоговой политики (далее - Департамент) рассмотрел письмо Федерального государственного бюджетного научного учреждения от 26.12.2024 и по вопросу налогообложения доходов физических лиц сообщает следующее.

Статьей 312.6 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) установлено, что дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 Кодекса.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Кодекса.

Абзацем двенадцатым пункта 1 статьи 217 Кодекса установлено, что не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, если иное не предусмотрено данной нормой, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с возмещением расходов дистанционного работника, связанных с использованием им для выполнения трудовой функции принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, в сумме, определяемой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов дистанционного работника.

Таким образом, предусмотренные абзацем двенадцатым пункта 1 статьи 217 Кодекса компенсационные выплаты дистанционным работникам не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, определяемых коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором о дистанционной работе, дополнительным соглашением к трудовому договору, но не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно (без документального подтверждения дистанционным работником таких расходов), либо в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов дистанционного работника.

Одновременно отмечаем, что вопрос о размере возмещения расходов дистанционных работников в зависимости от графика работы и продолжительности рабочего времени к компетенции Департамента не относится.