Письмо Министерства финансов РФ
№03-07-11/98634 от 10.10.2024

Как подтвердить командировочные расходы?

Вопрос: В силу служебных обязанностей работник часто бывает в командировках в городах России. Проездные документы оплачивает платежным поручением организация-работодатель на основании выставленного перевозчиком счета. Проездной документ часто оплачивается заранее. По факту оформления билета перевозчик представляет работнику маршрутную квитанцию или купон к ж/д билету, в котором отдельной строкой выделена сумма НДС. В случаях, когда оплата проездного документа была произведена в одном отчетном периоде, а услуга перевозки оказывалась в другом отчетом периоде, главный бухгалтер организации просит работника запросить от имени юридического лица, которое оплачивало за него перевозку, авансовый счет-фактуру у перевозчика. Перевозчик отказывает работнику в представлении авансового счета-фактуры, мотивируя тем, что, если договор перевозки (билет) заключается между физическим лицом и перевозчиком, соответственно, услуга реализуется физическому лицу, а физические лица, в соответствии с п. 1 ст. 143 НК РФ, не признаются плательщиками налога на добавленную стоимость, в связи с чем не подлежат оформлению в порядке, предусмотренном гл. 21 Налогового кодекса РФ, вне зависимости от того, кем была осуществлена оплата услуг перевозки по договору с физическим лицом. Исходя из вышеизложенного:

•  вправе ли перевозчик отказать в представлении авансового счета-фактуры на основаниях, изложенных в обращении;
•  не является ли нарушением оформление перевозчиком авансового счета-фактуры для организации, которая оплачивала перевозку за своего работника по договору, заключенному между физическим лицом и перевозчиком?

Ответ: Департамент налоговой политики рассмотрел обращение, зарегистрированное в Минфине России 13 августа 2024 г., и по вопросу составления счетов-фактур на сумму оплаты в счет предстоящего оказания услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно сообщает.

На основании пункта 3 статьи 168 главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) при реализации услуг, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящего оказания услуг выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня оказания услуг или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящего оказания услуг. При этом подпунктом 1 пункта 3 статьи 169 Кодекса предусмотрено, что при совершении операций по реализации услуг лицам, не являющимся налогоплательщиками налога на добавленную стоимость (далее - НДС), продавец вправе счета-фактуры не составлять.

Одновременно сообщаем, что пунктом 2 статьи 171 Кодекса установлено, что суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) на территории Российской Федерации, подлежат вычетам при использовании этих товаров (работ, услуг, имущественных прав) в операциях, облагаемых НДС. При этом согласно пункту 1 статьи 172 Кодекса указанные вычеты НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг, имущественных прав), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6 - 8 статьи 171 Кодекса, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг, имущественных прав), при наличии соответствующих первичных документов.

Согласно пункту 7 статьи 171 Кодекса суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, в том числе расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, принимаются к вычету при исчислении НДС, подлежащего уплате в бюджет.

При этом в соответствии с пунктом 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок, предназначенной для определения суммы НДС, предъявляемой к вычету, регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Таким образом, при соблюдении вышеуказанных условий суммы НДС, уплаченные организацией по расходам по проезду работника к месту служебной командировки и обратно, учитываемым при исчислении налога на прибыль организаций, принимаются к вычету при исчислении НДС, подлежащего уплате в бюджет.

Одновременно сообщается, что настоящее письмо не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с письмом Минфина России от 7 августа 2007 г. № 03-02-07/2-138 направляемое письмо имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.