Инструкция от редакции журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Расчет 6-НДФЛ за 2023 год: самое важное

Отчет 6-НДФЛ по итогам 2023 года должен быть сдан до 25 февраля 2024 года.

Если компания провела выплаты более чем 10 работникам, отчитаться можно только в электронном формате. Если работников было меньше 10, расчет по форме 6-НДФЛ можно сдать на бумаге.

Форма 6-НДФЛ для годового отчета

Для годового отчета нужно применять форму, которая утверждена приказом ФНС России от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@. То есть применять нужно старую форму.

Новая форма введена для отчета 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года.

Состав расчета 6-НДФЛ за 2023 год

6-НДФЛ состоит из:

• титульного листа;
• раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента»;
• раздела 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных суммах НДФЛ»;
• приложения № 1 «Справка о доходах и суммах налогов физлица».

Обратите внимание, что в годовой отчет, в отличие от квартальных, входят Справки о доходах по работникам.

Нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ

Если выплат работникам в отчетном периоде не было, то нужно сдать нулевой отчет 6-НДФЛ, в котором отражаются начисления за предыдущие периоды.

Например, если работодатель выплачивал доход работникам только в I квартале 2023 года, то расчет сдается за I квартал, за полугодие, за 9 месяцев и за 2023 год.

Обратите внимание, что расчет нужно сдать, если хотя бы в одном месяце налоговый агент выплачивал заработную плату.

Если же с начала года компания не выплачивает работникам никаких доходов, сдавать 6-НДФЛ не нужно.

Как заполнить 6-НДФЛ за 2023 год

Если отчет первичный, на титульном листе в поле «Номер корректировки» указывается «0--».

В отчете 6-НДФЛ за 2023 год нужно проставить код отчетного периода «34». Если в компании реорганизация или ликвидация, код периода будет другим - «90».

В поле «По месту нахождения (учета)»:

• организации указывают код «214»;
• ИП - «120».

В наименовании компании можно указать сокращенное название, только если оно закреплено в уставе.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ

В разделе 1 формы 6-НДФЛ за 2023 год отражают данные только за октябрь, ноябрь и декабрь текущего года.

Если вы удерживали с работников НДФЛ по разным ставкам, то первых разделов в расчете 6-НДФЛ должно быть столько, сколько ставок вы применили.

По строке 010 укажите КБК для НДФЛ.

В строки 021-024 впишите суммы НДФЛ, сгруппированные в соответствии с наименованиями строк и со сроками, в которые они должны быть направлены в бюджет.

По строке 020 укажите общую сумму НДФЛ по строкам 021-024.

Если вы возвращали налог по втором квартале 2023 года:

• в строке 031 нужно указать дату возврата средств;
• в строке 032 возвращенную сумму НДФЛ.

Общая сумма возвращенного НДФЛ вносится в строку 030 раздела 1.

Раздел 2 формы 6-НДФЛ

Если вы удерживали с работников НДФЛ по разным ставкам, у них разные КБК. Поэтому, вторых разделов в расчете 6-НДФЛ за 2023 год может быть несколько.

В разделе 2 отражают данные нарастающим итогом. Все суммы по строкам 110-190 включают показатели с января по декабрь включительно.

Приложение № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица»

Приложение № 1 – это отчет (справка), содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода, о суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных, и о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

В какой отчет попадает декабрьская зарплата: в 6-НДФЛ за 2023 год или I квартал 2024 года

Из-за новых правил уплаты НДФЛ бухгалтеров волнует вопрос, в какой отчет 6-НДФЛ попадает декабрьская зарплата. В годовой отчет или в отчет за первый квартал 2024 года. И в какую в Справку о доходах физлица попадает такая зарплата, если часть декабрьской зарплаты выплачена в январе 2024 года.

У большинства работодателей часть зарплаты за декабрь выплачена в декабре, а вторая часть – в январе 2024 года. От того, когда выплачена зарплата зависит, в какой расчет 6-НДФЛ включать декабрьскую зарплату, так как доход относится к тому отчетному периоду, в котором он выплачен. 

6-НДФЛ, если зарплата за декабрь 2023 года полностью выплачена в конце 2023 года

Если зарплата работникам выплачена в конце декабря 2023 года, значит НДФЛ должен быть уплачен до 29.12.2023. Такая зарплата должна была попасть у вас в расчет 6-НДФЛ за 2023 год.

НДФЛ, удержанный с дохода за период с 23 по 31 декабря, нужно было заплатить 29.12.2023.

Поэтому выплаченную работникам в декабре 2023 г. зарплату за первую и вторую половину декабря 2023 г. и НДФЛ с нее нужно отразить:

• в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за 2023 год;
• в приложении № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к расчету 6-НДФЛ за 2023 год.

Отчет 6-НДФЛ за 2023 год нужно сдать до 25 февраля 2024 года.

6-НДФЛ, если зарплата за декабрь 2023 года выплачена в январе 2024 года

Если зарплата за вторую половину декабря 2023 года работникам выплачена в январе 2024 года, то такой доход относится к доходам 2024 года. Поэтому эта часть декабрьской зарплаты попадает в расчет 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года.

Первая часть зарплаты за декабрь, выплаченная в декабре, попадает в годовой отчет 6-НДФЛ.

Например, зарплата работникам за первую половину декабря 2023 года выплачена 29.12.2023, а за вторую половину декабря выплачена 12.01.2024. НДФЛ удержан при фактической выплате зарплаты – 12.01.2024. Срок перечисления исчисленного и удержанного НДФЛ за вторую часть – не позднее 29.01.2024.

Первая часть зарплаты и НДФЛ с нее попадают в годовой отчет 6-НДФЛ за 2023 год. А вторая часть декабрьской зарплаты относится к доходам 2024 года и отражать ее нужно в расчете 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года.

Обратите внимание: для отчета за первый квартал 2024 года введена новая форма 6-НДФЛ. Она утверждена приказом ФНС России от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@.