Письмо Министерства финансов РФ
№03-03-06/1/87507 от 13.09.2023

Как правильно исчислять срок хранения документов

Вопрос:Об исчислении срока хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости ОС, в целях налога на прибыль.

Ответ:Департамент налоговой политики рассмотрел обращение и сообщает, что в соответствии с Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 14.09.2018 № 194н, в Министерстве финансов Российской Федерации, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения организаций по проведению экспертизы договоров, учредительных и иных документов организаций, по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Одновременно сообщаем, что согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) налогоплательщики обязаны в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.

На основании положений пункта 1 статьи 257 НК РФ первоначальная стоимость основного средства определяется как сумма расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования, за исключением налога на добавленную стоимость и акцизов, кроме случаев, предусмотренных НК РФ.

Указанные расходы формируют первоначальную стоимость основного средства и учитываются в составе расходов для целей налогообложения прибыли организаций путем начисления амортизации.

Следовательно, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Таким образом, в целях исчисления и уплаты налога на прибыль организаций налогоплательщик обязан обеспечить сохранность документов, подтверждающих фактически осуществленные расходы на приобретение основного средства, его сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования, в течение пяти лет с момента завершения начисления амортизации по этому основному средству.