Письмо Министерства финансов РФ
№03-03-10/118589 от 05.12.2022

В каком формате хранить первичку, подтверждающую расходы?

Департамент налоговой политики рассмотрел предложение по внесению изменений в пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ), предусматривающих возможность хранения налогоплательщиками документов как на бумажных носителях, так и в виде электронных копий документов подтверждающих понесенные им убытки и сообщает следующее.

Согласно действующей редакции пункта 4 статьи 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

При этом НК РФ не установлена форма хранения документов. Документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

В то же время следует отметить, что при проведении налоговой проверки у налогоплательщика могут быть истребованы необходимые для ее проведения документы в порядке, установленном статьей 93 НК РФ.

Так, в соответствии с нормами абзаца 7 пункта 2 статьи 93 НК РФ установлено право должностного лица налогового органа на ознакомление с подлинниками документов.

Также отмечаем, что согласно части 6 статьи 71 и абзацу второму части 3 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов.

Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Федеральный закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Пунктом 5 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ определено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В соответствии с пунктом 4² Инструкции по применению перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, сроки хранения документов не зависят от вида носителя (бумажный или электронный) и ограничения доступа к ним.

Электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, исходя из положений Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» признаются, в том числе для целей налогообложения, равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением.

Учитывая наличие возможности хранения налогоплательщиком первичных документов, как в бумажном так и в электронном виде, предложение по внесению изменений в статью 283 НК РФ, считаем избыточным и не поддерживаем.