Письмо Министерства финансов РФ
№03-03-06/1/82037 от 23.08.2022

О документальном подтверждении расходов электронными первичными учетными документами в целях налога на прибыль и бухучета

Департамент налоговой политики совместно с Департаментом регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности рассмотрел обращение от 27.07.2022 и сообщает, что в соответствии с Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 14.09.2018 № 194н, в Министерстве финансов Российской Федерации, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения организаций по проведению экспертизы договоров, учредительных и иных документов организаций, по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Одновременно сообщаем, что исходя из Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", утвержденного приказом Минфина России от 16 апреля 2021 г. № 62н, первичные учетные документы должны соответствовать требованиям, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ), а также указанным Федеральным стандартом.

Для целей главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) все расходы должны соответствовать общим требованиям, установленным в пункте 1 статьи 252 НК РФ: обоснованность, документальная подтвержденность, связь с деятельностью, направленной на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В соответствии со статьей 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Обязательные реквизиты первичного учетного документа установлены в пункте 2 данной статьи Закона № 402-ФЗ.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (пункт 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами, регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ).

Согласно Закону № 63-ФЗ электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные электронной подписью, отвечающей условиям, определенным пунктом 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ, признаются равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Таким образом, для целей налогового и бухгалтерского учета первичный учетный документ в виде электронного документа должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью.