Письмо Федеральной налоговой службы
№ЕД-4-3/19756@ от 25.11.2011

Налог на прибыль: учет расходов на командировку

<...> о возможности учета в составе расходов в целях налогообложения прибыли затрат на оформление визы в связи с предстоящей командировкой работника.

В этой связи Федеральная налоговая служба сообщает следующее.

1. Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ (далее – Кодекс) в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, учитываются расходы на командировки, в частности на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, а также консульские сборы.

Учитывая требование пункта 1 статьи 252 Кодекса об обоснованности и документальном подтверждении затрат, признаваемых в целях налогообложения прибыли, затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся командировкой сотрудника, носящей производственный характер.

Указанный вывод содержится в письме Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134.

При этом согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 Кодекса датой признания расходов является дата утверждения авансового отчета.

2. Что касается вопроса о возможности признания в целях налогообложения прибыли в составе расходов на командировки затрат на курьерскую доставку визы, СМС-оповещение и консульские сборы, ФНС России сообщает следующее.

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Статьей 168 ТК РФ предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение), определяющее особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

В соответствии с пунктом 23 Положения работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Затраты на курьерскую доставку визы и СМС-оповещение не могут рассматриваться в качестве обязательных платежей или сборов, указанных в подпункте "д" пункта 23 Положения.

Вместе с тем пункт 24 Положения не запрещает осуществлять возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

В этой связи ФНС России полагает, что в случае надлежащего документального подтверждения затрат на оплату курьерской доставки визы и на оплату услуг СМС-оповещения организация вправе учесть их в составе расходов в целях налогообложения прибыли наряду с консульскими сборами и оформлением и выдачей визы (подп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса).

Что касается документального подтверждения затрат, то, по мнению ФНС России, предъявленные работником документы должны содержать информацию не только о размере фактически оплаченных им сумм, но и информацию, позволяющую однозначно подтвердить наименование оплаченной операции (услуги).