НДФЛ: обоснование размера компенсации для освобождения от налогообложения

НДФЛ: компенсация за использование личного имущества работника

Опубликованные письма финансового и налогового ведомств посвящены порядку обложения НДФЛ суммы компенсации, выплачиваемой компанией работнику за использование в служебных целях его автомобиля. В частности, в письме ФНС России от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123 рассматривается ситуация, когда работник не является собственником автомобиля, а управляет им по доверенности. В письме Минфина России от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305 говорится об обосновании размера компенсации для ее освобождения от обложения НДФЛ.

Обложение НДФЛ

Работодатель обычно компенсирует затраты сотруднику, который использует свой автомобиль в служебных целях. Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ суммы такой компенсации не облагаются НДФЛ. Однако ни норма компенсации, ни порядок ее установления в Налоговом кодексе РФ не прописаны.

Согласно опубликованному письму ФНС России, в такой ситуации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ, где сказано, что работодатель возмещает расходы, когда сотрудник использует в интересах компании именно личное имущество (ст. 188 ТК РФ). Управляя автомобилем по доверенности, работник не является его собственником. А значит, сумму возмещения расходов придется облагать НДФЛ в установленном порядке.

Таким образом, работодатель обязан удержать НДФЛ с суммы компенсации за использование автомобиля в служебных целях, если данным автомобилем работник управляет по доверенности.

Указанная позиция согласована с Минфином России письмом от 02.10.2012 № 03-04-08/9-327. Аналогичный вывод содержится также в письмах Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228.

Обложение страховыми взносами

Сумма компенсации и возмещения расходов, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами:

•  в ПФР на обязательное пенсионное страхование;
•  в ФСС России на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
•  в ФОМС на обязательное медицинское страхование.

Причем не облагается только та сумма, которая определена соглашением между организацией и ее работником в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ. Кроме того, использование данного имущества должно быть связано с исполнением трудовых обязанностей сотрудника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели поездок). Это следует из разъяснений Минздравсоцразвития России в письмах от 12.03.2010 № 550-19 и от 26.05.2010 № 1343-19.

Значит, сумму компенсации, выплачиваемую работнику за использование в служебных целях автомобиля, которым он управляет по доверенности, надо облагать упомянутыми страховыми взносами.

Учет в расходах

Компенсацию за использование личных легковых автомобилей работников для служебных поездок компания вправе включить в прочие расходы на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Данную компенсацию можно признавать для целей налогообложения прибыли даже в случае, когда сотрудник использует в интересах организации автомобиль, которым управляет по доверенности. Причем указанная компенсация учитывается в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Так, при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно компенсация составляет 1200 рублей в месяц, а более 2000 куб. см – 1500 рублей в месяц. Суммы компенсации, превышающие установленные нормы, не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (см. письмо Минфина России от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812).

Допустим, работник использует в интересах организации грузовой автомобиль, которым управляет по доверенности. Тогда выплачиваемую сотруднику компенсацию компания не сможет отразить в составе прочих расходов. Дело в том, что в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 №92 нормы компенсации для грузовых автомобилей отсутствуют. Перечень прочих расходов является открытым. Компания могла бы учесть такую компенсацию в расходах на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ в полном размере. Однако грузовое транспортное средство при этом должно принадлежать работнику на праве собственности. Ведь статьей 188 Трудового кодекса РФ предусмотрена компенсация за использование в служебных целях только личного имущества работников (см. письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150).

Обоснование размера компенсации

В письме от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305 специалисты Минфина России обратили внимание на следующее. Размер возмещения расходов, связанных с использованием в служебных целях личного имущества работников, должен определяться соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Значит, в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ от обложения НДФЛ освобождаются суммы компенсационных выплат, в том числе возмещения упомянутых расходов, которые указаны в соглашении сторон трудового договора. Причем специалисты финансового министерства полагают, что работодатель, как налоговый агент, должен иметь:

•  бумаги, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику;
•  расчеты компенсаций;
•  письменные свидетельства фактического использования имущества в интересах работодателя и осуществления расходов на данные цели;
•  документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Отсюда следует, что для целей освобождения от обложения НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ компенсационной выплаты за использование личного автомобиля работника в служебных целях одного приказа по организации не достаточно.