Особенности в работе с денежной наличностью и ведения кассовых операций

О порядке ведения кассовых операций

С начала этого года организациям и индивидуальным предпринимателям при ведении кассовых операций с наличными деньгами на территории России необходимо руководствоваться Положением ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П (далее – Положение № 373-П), которым установлены правила:

•  организации работы по ведению кассовых операций;
•  приема и выдачи наличных денег;
•  ведения кассовой книги;
•  обеспечения порядка ведения кассовых операций;
•  определение лимита остатка наличных денег в кассе.

Положение № 373-П распространяется на:

•  юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет;
•  организации, перешедшие на УСН;
•  физических лиц, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (то есть на индивидуальных предпринимателей).

Кроме того, в нем содержатся положения, касающиеся обособленных подразделений организации.

В письме ФНС России от 12.09.2012 № АС-4-2/15195 приведены разъяснения по вопросам:

•  ведения кассовой книги обособленными подразделениями организации;
•  ответственности за нарушение порядка ведения кассовых операций;
•  периодичности и сроков проведения проверок.

Ведение кассовой книги обособленным подразделением

По Положению № 373-П для учета поступающих в кассу и выдаваемых из кассы наличных денег ведется кассовая книга. В ней кассир делает записи по каждому приходному и расходному кассовым ордерам. Кассир сверяет данные кассовой книги с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и ставит подпись. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу. В частности, передается:

•  отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, если она оформляется на бумаге;
•  распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги, если она оформляется с применением технических средств.

Лист кассовой книги обособленное подразделение может передавать организации в электронном виде в соответствии с законодательством РФ. Тогда лист кассовой книги на бумаге подлежит передаче в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом.

Согласно опубликованному письму, требование Положения № 373-П о ведении кассовой книги касается каждого обособленного подразделения, которое осуществляет кассовые операции. Причем наличие банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением, не имеет значения. Такое уточнение ФНС России сделала на основании разъяснений Банка России в письме от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255.

Отметим, что наличие банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением, имеет значение при выполнении этим подразделением требования об установлении лимита остатка наличных денег. Ведь, если такой счет имеется, то обособленное подразделение устанавливает лимит остатка наличных денег в порядке, предусмотренном для юридического лица. В противном случае, юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет лимит остатка наличных денег с учетом наличных денег, хранящихся в этих подразделениях. Основание – пункты 1.2 и 1.3 Положения № 373-П.

Если кассовые операции ведутся с нарушениями

Согласно Положению № 373-П, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обеспечивают организацию ведения кассовых операций, в том числе:

•  внесение в кассовую книгу всех записей, которые должны быть сделаны на основании приходных и расходных кассовых ордеров (полное оприходование в кассу наличных денег);
•  недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, за исключением определенных случаев;
•  хранение на банковских счетах свободных денежных средств, за исключением некоторых случаев.

Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается:

•  в дни выплат заработной платы, стипендий, денежных сумм, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера ;
•  в день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты,
•  в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций.

В Положении № 373-П не говорится об ответственности за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в:

•  осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
•  неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
•  несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Однако в комментируемом письме ФНС России указала, что такое нарушение влечет наложение административного штрафа в соответствии с частью 1 статьи 15.1 Кодекса об административных правонарушениях. Это штраф в размере:

•  от 4000 до 5000 рублей в отношении должностных лиц;
•  от 40 000 до 50 000 рублей в отношении юридических лиц.

Добавим, что неоприходование (неполное оприходование) в кассу наличных денег служит искажению данных, в частности, в строке «Выручка» отчета о прибылях и убытках. Искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности более чем на 10 процентов является грубым нарушением правил ведения бухучета и представления бухгалтерской отчетности. По статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ (далее – КоАП РФ) это влечет наложение на должностных лиц штрафа в размере от 2000 до 3000 рублей.

Лица, ведущие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (то есть индивидуальные предприниматели), совершившие административные правонарушения, несут административную ответственность как должностные лица, если Кодексом об административных правонарушениях не установлено иное (ст. 2.4 КоАП РФ).

Отметим, что за отсутствие лимита остатка наличных денежных средств в кассе никакого административного штрафа не предусмотрено. Если расчет на установление лимита в банк не представлен, то лимит остатка кассы считается нулевым (см. п. 2 письма Московского ГТУ ЦБ РФ от 20.02.2009 № 26-13-4-12/14232). Однако при отсутствии установленного лимита все наличные денежные средства, не сданные в банк, считаются сверхлимитной суммой.

Кто проводит проверки

В Положении № 373-П не указано, кто будет осуществлять проверку соблюдения организациями и индивидуальными предпринимателями порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций.

Однако приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н утвержден Административный регламент исполнения ФНС России государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей. В соответствии с ним госфункцию по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей исполняет ФНС России (инспекции по месту осуществления деятельности организации или индивидуального предпринимателя в лице федеральных государственных гражданских служащих).

Отметим также, что приказом Минфина России от 17.10.2011 № 132н утвержден Административный регламент исполнения ФНС России государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к ККТ, порядком и условиями ее регистрации и применения. Согласно ему, госфункцию по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к ККТ, порядком и условиями ее регистрации и применения исполняет ФНС России (инспекции по месту осуществления деятельности организации или индивидуального предпринимателя в лице федеральных государственных гражданских служащих). При этом предметом государственного контроля (надзора) является соблюдение организациями и индивидуальными предпринимателями требований к ККТ, порядка и условий ее регистрации и применения.

Таким образом, контроль за соблюдением организациями и индивидуальными предпринимателями кассовой дисциплины в соответствии с Положением № 373-П осуществляют налоговые органы.

Обратите внимание, положения статьи 15.2 КоАП РФ, из которых следовало, что сотрудники банков не освобождены от обязанности проведения контроля за соблюдением кассовой дисциплины своих клиентов-организаций, утратили силу с 3 апреля 2012 года. Основание – статьи 1 и 3 Федерального закона от 02.04.2012 № 30-ФЗ.

В опубликованном письме ФНС России подчеркнула, что проверки полноты учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей не относятся к выездным налоговым проверкам. В этой связи требования пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса на вышеуказанные проверки не распространяются.

Напомним, что согласно пункту 4 статьи 89 Налогового кодекса, предметом выездной налоговой проверки является правильность исчисления и своевременность уплаты налогов. В рамках такой проверки может быть проверен период, не превышающий, как правило, трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки.

Периодичность проведения проверок за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей действующими нормативными правовыми актами не ограничена.