Хранение информации электронной контрольной ленты ККМ

Об обязанности хранения контрольной ленты организациями и ИП

Контрольная лента – это первичный учетный документ, выполненный контрольно-кассовой техникой на бумажном или электронном носителе, содержащий сведения о ККТ и наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт. Такое определение дано в пункте 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (далее - Положение). Оно утверждено постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470.

Современные кассовые аппараты оснащены электронной контрольной лентой защищенной (ЭКЛЗ). Данное техническое устройство (комплекс программно-аппаратных средств в составе ККМ) обеспечивает:

•  регистрацию, защищенную от необнаруживаемой коррекции;
•  энергонезависимое долговременное хранение информации о каждом из проведенных с использованием ККМ денежных расчетов с физическими лицами, необходимой для полного учета доходов в целях правильного исчисления налогов.

Об этом говорится в пункте 1.1 Методических указаний по применению электронных контрольных лент, защищенных в контрольно-кассовых машинах (далее – Методические указания). Они утверждены Протоколом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 25.06.2002 № 4/69-2002.

В ЭКЛЗ обеспечивается долговременное хранение информации о кассовых операциях, проведенных на ККМ. С помощью запросов из ЭКЛЗ по номеру документа могут быть получены его данные, по номеру смены - контрольные ленты, по заданному периоду - обобщенные отчеты. Информация из ЭКЛЗ может быть распечатана на ККМ или сохранена в электронном виде на ином носителе.

Согласно разъяснениям ФНС России в опубликованном письме, в настоящее время организации и индивидуальные предприниматели, применяющие ККТ, информацию из ЭКЛЗ, в частности, контрольную ленту, должны хранить не меньше пяти лет с даты окончания ее использования не в электронном виде, а распечатав ее на бумаге.

Это вытекает из:

•  пункта 14 Положения;
•  пунктов 4.4.1, 4.5.1 Методических указаний.

Отметим, что согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. Однако во избежание споров с контролирующими органами рекомендуем придерживаться срока, указанного в опубликованном письме. Тем более что этот промежуток времени определен на основании Положения, которое разработано во исполнение пункта 1 статьи 4 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Напомним также, что согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ, организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность

По статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ (далее – КоАП РФ) грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 рублей.

Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

•  искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;
•  искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

Следует иметь в виду, что административная ответственность, установленная в отношении должностных лиц в статье 15.11 КоАП РФ, применяется к лицам, указанным в статье 2.4 КоАП РФ. Исключение составляют граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (ст. 15.3 КоАП РФ).

Согласно статье 120 Налогового кодекса РФ, грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, влечет взыскание штрафа в размере:

•  10 000 рублей, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода;
•  30 000 рублей, если эти деяния совершены в течение более одного налогового периода;
•  20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если те же деяния повлекли занижение налоговой базы.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей данной статьи Налогового кодекса РФ понимается в том числе отсутствие первичных документов.