Письмо Министерства финансов РФ
№03-03-06/1/37 от 30.01.2012
Налог на прибыль: командировочные расходы на проживание в гостинице за рубежом
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики <…> по вопросу учета в целях налогообложения прибыли командировочных расходов при приобретении работником организации услуг гостиницы на территории иностранного государства сообщает следующее.
В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению расходы работника на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице, в том числе на территории иностранного государства, включая суммы налога на добавленную стоимость.
О подтверждении командировочных на услуги гостиниц за рубежом
Как для целей налогового учета подтвердить командировочные расходы на проживание в иностранных гостиницах?
Начнем с того, что расходы на наем жилого помещения участвуют в формировании налоговой базы по налогу на прибыль. При этом затраты должны быть направлены для осуществления деятельности, приносящей доход, обоснованны, и документально подтверждены.
При направлении работника в командировку работодатель оформляет:
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и № Т-9а;
- командировочное удостоверение — по форме № Т-10. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а.
Кроме того, работник не позднее трех дней по возвращении из командировки обязан составить авансовый отчет (форма № АО-1). К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы: авиа- и железнодорожные билеты, счета гостиниц, квитанции, подтверждающие произведенные расходы на проживание. При заграничных командировках к авансовому отчету прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке).
Обратите внимание: оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык.
Получается, что расходы на загранкомандировки производственного характера, подтвержденные приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировки, командировочными удостоверениями, служебными заданиями для направления в командировки и отчетами об их выполнении, авансовыми отчетами, авиабилетами, счетами турфирм, в которых расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, и актами выполненных работ, подписанными с турфирмами, ксерокопиями страниц загранпаспортов с отметками о пересечении границы, могут быть приняты в качестве первичных документов для целей налогового учета. Говорили об этом специалисты финансового ведомства в письме Минфина России от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47.
Однако, как следует из судебной практики, налоговые инспекторы зачастую ссылаются на недостоверные сведения в подтверждающих расходы на проживание документах. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 № А52-3413/2009, фирма представила в качестве оправдания оплаты гостиничных услуг в период служебных командировок авансовые отчеты, кассовые чеки, счета гостиниц и квитанции на оплату проживания.
Инспекция указала, что счета и квитанции за проживание в гостиницах не соответствуют утвержденной типовой форме; от ряда гостиниц получена информация, что в спорный период работники в них не проживали; о некоторых организациях, которые выписывали счета на оплату за проживание в гостиницах, отсутствуют сведения в Едином государственном реестре юридических лиц, ИНН этих организаций является фиктивным либо принадлежит другим юрлицам; кассовые чеки по некоторым гостиницам, приложенные к авансовым отчетам, пробиты на контрольно-кассовых машинах, которые зарегистрированы на других юрлиц и предпринимателей либо не регистрировались в налоговых органах. По той причине, что затраты документально не подтверждены, они не приняли расходы по оплате жилья.
Опровергая эти доводы, арбитры установили, что авансовые отчеты работников приняты фирмой, нахождение их в командировке в соответствующие периоды, проезд к месту командировки и обратно подтверждены документально. По этой причине судьи посчитали, что общество обоснованно учитывало в составе расходов, уменьшающих доходы, произведенные командировочные затраты по найму жилого помещения.
Помимо этого, судьи отметили, что, направляя работников в служебную командировку, фирма не могла располагать сведениями о том, к услугам какой именно гостиницы обратится соответствующий работник, тем самым заранее проверить правоспособность, состояние на налоговом учете лиц, оказывающих гостиничные услуги. Отсутствовала такая возможность и у работников, направленных в служебную командировку.
Информационно-аналитическое электронное издание «Нормативные акты для бухгалтера»
