Налог на прибыль: расходы на проезд к месту работы и обратно

Учет расходов на оплату проезда

Если офис находится за пределами населенного пункта, то возникает необходимость доставлять сотрудников до офиса собственными силами. Можно ли учесть при расчете налога на прибыль суммы расходов на доставку сотрудников к месту работы и обратно служебными автобусами? Читайте об этом в комментируемом письме.

В опубликованном письме рассмотрена непростая ситуация, когда место работы сотрудников находится за пределами населенного пункта (в промышленной зоне). В связи с недостаточностью рейсов общественного транспорта и в связи удаленностью от населенных пунктов компания организовала доставку сотрудников к месту работы и обратно служебными автобусами. Предварительно закрепив это в коллективном договоре с работниками. Возникают вполне понятные вопросы, можно ли такие расходы на доставку учесть в облагаемой базе по налогу на прибыль? Признается ли доставка в рассматриваемом случае доходом сотрудника? Попробуем в этом разобраться.

Ограничения Налогового кодекса РФ

Пунктом 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ определено, что расходы на доставку сотрудников в расходах по налогу на прибыль можно учесть только в двух случаях, а именно, если доставка:

•  вызвана технологическими особенностями производств;
•  предусмотрена трудовым или коллективным договором.

Чиновники финансового ведомства в письме от 20.05.2011 № 03-03-06/4/49 указывают, что затраты по доставке сотрудников могут быть включены в расходы только при соблюдении этих двух условий. Аналогичная позиция выражена в письме Минфина РФ от 04.12.2006 г. № 03-03-05/21. Однако, исходя из детального прочтения пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ не следует, что законодатель обязывает к одновременному соблюдению этих положений. То есть подобные расходы учитываются в облагаемой базе в случае если доставка сотрудников предусмотрена договорами с ними или, если она вызвана технологическими особенностями производства. На то, что можно включать в расходы при соблюдении одного из условий указывает Минфин РФ в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/809. В нем специалисты разъясняют, что затраты на доставку сотрудников до места работы и обратно можно учесть в облагаемой базе, только в том случае, если ссылка на данное положение предусмотрена трудовым или коллективным договором.

Технологические особенности производства

Определения технологических особенностей производства Налоговый кодекс РФ не содержит. Однако их можно найти в письмах Минфина РФ и арбитражной практике. К примеру, в письме Минфина РФ от 02.08.2005 № 03-03-02/43 чиновники указывают, что под технологическими особенностями понимают случаи, когда другим транспортом, кроме служебного доехать до предприятия невозможно.

Понятие техособенностей можно найти в судебных решениях. Так, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.09.2010 № А33-18167/2008 налоговый орган доначислил обществу налог на прибыль. Основанием для данного вывода послужило то, что расходы доставку сотрудников до места работы и обратно служебным транспортом не соответствуют пункту 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ. Поскольку в заключенных между работниками и работодателями трудовых договорах не предусмотрены условия по доставке работников и коллективный договор не заключался. Судьи в вынесенном решении отметили, что произведенные затраты компании соответствуют критериям для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль. Так как они связаны с технологическими особенностями производства, в виду отсутствия у заявителя собственного транспорта для перевозки работников, режимом работы торговых объектов, их удаленностью от населенных пунктов и места проживания работников. А в Постановлении ФАС Уральского округа от 02.02.2009 г. № Ф09-36/09-С2 к технологическим особенностям отнесены удаленность производственных площадей от жилого массива, сменный характер работы, низкая пропускной способностью общественного городского маршрута, значительные интервалы в движении.

На основании арбитражной практики подведем итог и отметим, что к технологическим особенностям можно отнести:

•  удаленность производства от места жительства сотрудников;
•  многосменный режим работы;
•  низкая пропускная способность общественного транспорта;
•  значительные интервалы в движении общественного транспорта.

Офис в черте города

Интересна изложенная позиция Минфина РФ в письме от 04.12.2006 г. № 03-03-05/21. В нем рассмотрена ситуация, когда организация осуществляет доставку работников до офиса. При чем такое положение закреплено в трудовом договоре. Но чиновники финансового ведомства отказывают учесть эти затраты в расходах по налогу на прибыль. И все почему? Потому, что офис находится в черте города. Экономическую целесообразность расходов в таком случае подтвердить сложно, поскольку офисное здание расположено в непосредственной близости от остановок общественного транспорта и сотрудники компании могут добраться до работы на транспорте общего пользования. Значит затраты на доставку работников в этом случае в расходах учесть нельзя, даже при наличии соответствующего положения в трудовом договоре.

На основании изложенного подведем итог: если в качестве «соцпакета» компания (собственными силами) предлагает доставку сотрудников до рабочего места, то эти расходы можно учесть в базе по налогу на прибыль только в том случае, если они экономически обоснованны (к примеру, удаленность офиса от населенного пункта) и при наличии соответствующих условий в трудовом или коллективном договоре с сотрудниками. При этом учитываются они на основании статьи 255 Налогового кодекса, как расходы на оплату труда.

НДФЛ

Что касается возникновения облагаемого дохода у сотрудника, то по общему правилу доставка сотрудников до офиса и обратно признается его доходом и соответственно подлежит обложению НДФЛ.

Если же доставка обусловлена производственной необходимостью и производится в интересах работодателя, то дохода у сотрудника нет. На это указываю чиновники в письмах от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/434.