Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ
№14-6/ООГ-1329 от 14.03.2025

Должен ли работодатель направлять документы посредством ЕГПУ?

Вопрос: Как обеспечивается взаимодействие систем электронного документооборота работодателя, перешедшего на кадровый электронный документооборот, с федеральной государственной информационной системой «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»? Обязаны ли работодатели, которые перешли на кадровый электронный документооборот, обеспечить взаимодействие своих систем ЭДО с федеральной государственной информационной системой «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.07.2022 N 1192?

Ответ: Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства совместно с Департаментом информационных технологий Минтруда России рассмотрел обращение (от 19 февраля 2025 г.), поступившее на официальный сайт Минтруда России, по вопросу об обеспечении взаимодействия информационной системы работодателя (далее - ИС работодателя) с федеральной государственной информационной системой «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее - ЕПГУ) и по компетенции сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Позиция по вопросам, содержащимся в рассматриваемом письме, не является разъяснением и нормативным правовым актом, а лишь содержит мнение специалистов Департамента.

Согласно части 4 статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) электронный документооборот в сфере трудовых отношений (далее - ЭКДО) может осуществляться работодателем посредством:

• Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»;
• ИС работодателя.

Отмечаем, что независимо от информационной системы, в которой работодателем осуществляется ЭКДО, при формировании электронных документов, связанных с работой, должны соблюдаться единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, утвержденные приказом Минтруда России от 20 сентября 2022 г. N 578н (часть 7 статьи 22.1 ТК РФ).

На основании части 8 статьи 22.3 ТК РФ работник или лицо, поступающее на работу, осуществляющие взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО, вправе направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется ЭКДО, посредством ИС работодателя, в том числе с использованием ЕПГУ при условии взаимодействия ИС работодателя с ЕПГУ.

Частью 11 статьи 22.3 ТК РФ предусмотрено, что при подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, работодатель обязан представить работнику такие электронные документы способом, указанным в заявлении работника. Так, работник может получить такие документы в форме электронного документа, в том числе путем его размещения на ЕПГУ в случае взаимодействия ИС работодателя с ЕПГУ.

В соответствии с частью 12 статьи 22.3 ТК РФ по заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к подписанным работником простой электронной подписью документам в ИС работодателя путем направления электронного документа в личный кабинет работника (при наличии) на ЕПГУ.

Таким образом, ТК РФ не предусмотрена обязанность всех работодателей, перешедших на ЭКДО, обеспечивать взаимодействие ИС работодателя с ЕПГУ.

ТК РФ установлено, что только при условии наличия взаимодействия ИС работодателя с ЕПГУ работник направляет посредством ЕПГУ документы, указанные в части 8 статьи 22.3 ТК РФ, либо работодатель представляет работнику по его заявлению документы, указанные в части 11 статьи 22.3 ТК РФ.

Также ТК РФ установлено, что только при наличии заявления работника о доступе к документам, указанным в части 12 статьи 22.3 ТК РФ, работодатель обеспечивает взаимодействие ИС работодателя с ЕПГУ.

Учитывая изложенное, обязанность работодателя по обеспечению взаимодействия с ЕПГУ возникает только при одновременном наличии условий, указанных в части 12 статьи 22.3 ТК РФ:

• если работник осуществляет подписание электронных кадровых документов простой электронной подписью;
• если работник организации в качестве способа получения документов, связанных с работой, в своем заявлении указал получение соответствующих документов на ЕПГУ.

В остальных случаях (части 8 и 11 статьи 22.3 ТК РФ) интеграция ИС работодателя и ЕПГУ является правом работодателя, а не обязанностью. В случае если работодатель не принял решение об интеграции собственной ИС работодателя и ЕПГУ, обязанности обеспечивать такое взаимодействие исходя из положений ТК РФ не возникает.

В целях реализации указанных норм ТК РФ принято постановление Правительства Российской Федерации от 1 июля 2022 г. N 1192 «Об утверждении Правил взаимодействия информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений, и федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее - Правила).

Согласно пункту 1 Правил они распространяются на работодателей, принявших в соответствии с частью 2 статьи 22.2 ТК РФ решение об использовании ИС работодателя в целях осуществления ЭКДО.

При этом в пункте 2 Правил приведены случаи, в которых работодатель обеспечивает взаимодействие ИС работодателя и ЕПГУ:

1.  размещение на ЕПГУ электронных документов, созданных и подписанных в ИС работодателя, в случае подачи работником соответствующего заявления;
2.  направление в адрес работодателя электронных документов (заявлений, уведомлений и сообщений, предусмотренных трудовым законодательством), в отношении которых осуществляется ЭКДО;
3.  направление в личный кабинет работника на ЕПГУ электронных документов, подписанных работником простой электронной подписью в ИС работодателя, в случае подачи работником соответствующего заявления.

Данные случаи аналогичны вышеуказанным случаям, перечисленным в статье 22.3 ТК РФ.