Письмо Министерства финансов РФ
№03-11-11/55025 от 14.06.2024

Об использовании сканов и копий для подтверждения фактов хозяйственной деятельности

Вопрос: Может ли ИП учесть расходы для целей УСН, если поставщики и покупатели представят копии документов контрагентов? Сами по себе копии не являются заверенными, а представляют собой ксерокопии или сканы первичных документов (актов, накладных).

Ответ: Департамент налоговой политики рассмотрел обращение по вопросу применения упрощенной системы налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов (далее - УСН), и сообщает.

Пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) предусмотрен перечень расходов, учитываемых при определении объекта налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН.

Согласно пункту 2 статьи 346.16 Кодекса расходы, указанные в пункте 1 статьи 346.16 Кодекса, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 Кодекса.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Кодекса в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Расходы, не соответствующие указанным требованиям, согласно пункту 49 статьи 270 Кодекса, в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются.

Статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) определено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Обязательные реквизиты первичного учетного документа установлены в пункте 2 данной статьи Закона N 402-ФЗ.

Таким образом, для целей налогового учета первичный учетный документ в виде бумажного документа должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства.

Одновременно отмечаем, что вышеуказанные нормы в их взаимосвязи не препятствуют использованию при регистрации в учете факта хозяйственной деятельности в исключительных случаях скан-образов первичных документов.

При этом вышеизложенное не освобождает налогоплательщика от обязанности в дальнейшем представлении первичного учетного документа в бумажном или в электронном виде, оформленного в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.