Памятка от редакции журнала «Нормативные акты для бухгалтера»
от 01.01.2024

Обновленная форма ЕФС-1: разбираемся как сдать отчет по новым правилам

Социальный фонд России приказом от 17 ноября 2023 г. № 2281 утвердил новую форму ЕФС-1. Она вступает в силу 1 января 2024 года. В комментарии к приказу мы рассмотрели, что изменилось в новой форме отчета.

Теперь рассмотрим, как правильно заполнять ЕФС-1 по новым правилам, чтобы не допустить ошибку.

До 25 января 2024 года в Социальный фонд нужно отчитаться за 2023 год по данной форме.

Единая форма отчетности ЕФС-1 объединяет персонифицированную отчетность и сведения о начисленных взносах на травматизм. Это значит, что одни разделы формы нужно сдавать по факту проведения кадрового мероприятия, другие - по окончанию отчетного периода.

Что изменилось в новой форме ЕФС-1?

Форма по-прежнему называется: «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)».

Глобальных изменений в форме для «рядовых» работодателей нет. Но есть поправки в порядке заполнения, о которых нужно знать.

Состав формы не изменился. 

Отчет ЕФС-1 за 2023 год: какие разделы включить?

за 2023 год нужно отчитываться уже по обновленной форме. Несмотря на то что некоторые региональные отделения СФР пишут о приеме отчета и по прежней форме, будьте бдительны. Обязательно убедитесь в приеме, если сдаете ЕФС-1 по старой форме. 

В первую очередь, все компании-работодатели должны отчитаться о страховых взносах на травматизм. Это раздел 2 с подразделами формы ЕФС-1. 

Кроме этого, если в компании есть работники особых категорий, в годовой ЕФС-1 нужно включить подраздел 1.2 раздела 1 – это сведения о страховом стаже. 

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» должны подать не все работодатели. Только те, у которых в 2023 году работники, например, оформляли пенсию, ушли в декретный отпуск или в отпуск по уходу за ребенком, брали отпуск за свой счет без сохранения зарплаты, простаивали или отстранялись от работы.

Обратите внимание: подраздел 2 раздела 1 ЕФС-1 нужно подать одновременно с подразделом 1.2, если подаете отчет на сотрудников, работающих на вредных и опасных работах.

Как сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 по новым правилам с 1 января 2024 года

Напомним, подраздел 1.1 сведения о трудовой деятельности подают все работодатели:

• на сотрудников, включая совместителей и дистанционных сотрудников, в отношении которых произошли кадровые изменения;
• на застрахованных лиц, с которыми вы заключили договоры ГПД.

Новые коды для графы 5 подраздела 1.1

Внесены изменения в порядок заполнения графы 5 таблицы подраздела 1.1.

Название этой графы «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение».

В ней нужно указать наименование должности (работы), специальности, профессии (вместе с квалификацией), конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).

С 1 января 2024 года в этой графе дополнительно нужно отражать код в зависимости от вида заключенного с работником трудового договора:

• «0» – бессрочный трудовой договор;
• «0.1» – срочный трудовой договор, заключаемый на срок до 6 месяцев;
• «0.2» – срочный трудовой договор, заключаемый на срок более 6 месяцев;
• «1» – трудовой договор по совместительству;
• «1.1» – трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев;
• «1.2» – трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев.

Новые коды для графы 6

В графе 6 «Код выполняемой функции», как и прежде, нужно отражать кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей), состоящее из пяти цифровых знаков в формате «XXXX.X», где:

• первые четыре знака – код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ);
• пятый знак - контрольное число.

Эта графа обязательно должна быть заполнена, если вид мероприятия принимает значение «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

Новые коды введены для страхователей – физлиц, в т. ч. ИП:

• ДГПХФЛНС – договор гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ (оказание услуг), в соответствии с которым страхователь – физическое лицо (в т. ч. ИП) обязан уплачивать взносы на травматизм;
• ДАВТФЛНС – договор авторского заказа, в соответствии с которым страхователь – физическое лицо (в т. ч. ИП) обязан уплачивать взносы на травматизм.

Новое для удаленных работников

Для дистанционных работников ввели следующее.

При приеме (переводе) работника на дистанционную (удаленную) работу или работу на дому нужно сдать подраздел 1.1 с кадровым мероприятием «ПРИЕМ"» («ПЕРЕВОД"») с указанием в графе 6 кода «ДИСТ» или «НДОМ».

Если вы принимаете на работу сотрудника на условиях неполного рабочего времени нужно сдать кадровое мероприятие «ПРИЕМ"» («ПЕРЕВОД"») с указанием в графе 6 кода «НЕПД» (для неполного рабочего дня) или кода «НЕПН» (для неполной рабочей недели).

Таким образом, в графе 6 «Код выполняемой функции» необходимо указывать:

• коды «ДИСТ» или «НДОМ» при приеме (переводе) работника на дистанционную (удаленную) работу или работу на дому;
• коды «НЕПД» - для неполного рабочего дня или код «НЕПН» - для неполной рабочей недели.

В этих случаях отражается кадровое мероприятие «ПРИЕМ» («ПЕРЕВОД»).

Изменения для кадрового мероприятия «Переименование»

Подраздел 1.1 с кадровым мероприятием «Переименование» нужно сдать:

• при изменении наименования организации;
• при реорганизации организации;
• перевода зарегистрированного лица из одного обособленного подразделения юридического лица в другое;
• в случае снятия с учета в СФР юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения (на зарегистрированных лиц, продолжающих работать в организации).

В таких случаях в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» отдельной строкой укажите кадровое мероприятие «Переименование».

Обратите внимание: мероприятие «Переименование» нужно заполнить в отношении каждого договора (трудового договора, трудового договора по совместительству, договора ГПХ) зарегистрированного лица.

В графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» заполните также прежний и новый регистрационные номера страхователя в СФР.

Если переименование страхователя производится без изменения регистрационного номера, то в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» дважды нужно указать действующий регистрационный номер в СФР.

Раздел 2 ЕФС-1: сдаем отчет по взносам на травматизм за 2023 год

За 2023 год отчитаться по страховым взносам на травматизм нужно в составе единой формы ЕФС-1. Причем по новой форме. Срок сдачи – до 25 января 2024 года.

Изменения в разделе 2 незначительные. В общих сведениях в таблице раздела 2 добавили поле для льготы.

Там пометку должны ставить те, кто уплачивает страховые взносы на травматизм в размере 60% от установленных страховых тарифов. Это общественные организации инвалидов, а также учреждения, которые созданы для достижения образовательных, культурных, лечебно-оздоровительных, физкультурно-спортивных, научных, информационных и иных социальных целей.

Годовой отчет по взносам на травматизм

В состав отчета входят:

1. Титульный лист;
2. Раздел 2, который включает в себя четыре таблицы (подраздела):

• Подраздел 2.1 – Расчет сумм страховых взносов;
• Подраздел 2.1.1 – Расчет страховых взносов для СКЕ;
• Подраздел 2.2 – Расчет страховых взносов организациями, которые направляют временно своих работников по договору о предоставлении труда работников;
• Подраздел 2.3 – Сведения о результатах специальной оценки условий труда.

Средняя компания без СКЕ должна включить в отчет:

• Титульный лист;
• Подраздел 2.1.;
• Подраздел 2.3.

В отчет по страховым взносам от несчаст­ных слу­ча­ев на про­из­вод­стве и про­ф­за­бо­ле­ва­ний включают выплаты физ­ли­цам, ра­бо­та­ю­щим:

• по тру­до­во­му до­го­во­ру;
• по граж­дан­ско-пра­во­во­му до­го­во­ру, пред­ме­т ко­то­ро­го вы­пол­не­ние работ/ока­за­ние услуг, если в со­от­вет­ствии с до­го­во­ром вы обя­заны упла­чи­вать взно­сы на трав­ма­тизм;
• по до­го­во­ру ав­тор­ско­го за­ка­за, если до­го­во­ром преду­смот­ре­на упла­та взносов на трав­ма­тизм.

Как заполнить подраздел 2.1

В этом подразделе необходимо показать расчет по страховым взносам на травматизм.

Заполните его построчно, как указано в таблице.

Всего сумма по графе 3 должна быть равна сумме по графе 4, 5, 6 и 7.

Как заполнить подраздел 2.3

В этом подразделе нужно указать сведения о работниках, которые проходят обязательные медосмотры.

Сначала нужно отразить:

• общее число работников, подлежащих обязательным предварительным и периодическим медицинским осмотрам.
• число работников, прошедших обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры.

Эти данные заполняйте на основании сведений, содержащихся в:

• заключительных актах медицинской комиссии по результатам периодических медицинских осмотров работников,
• заключениях по результатам предварительных медосмотров, выданных работникам, прошедшим указанные осмотры за предшествующий год.

Если у вас нет работников, подлежащих прохождению обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров, то проставьте нули.

Далее нужно заполнить таблицу.

По строке 1 в графе 3 укажите данные об общем количестве рабочих мест работодателя, подлежащих специальной оценке условий труда.

По строке 1 в графах 4 - 11 – данные о количестве рабочих мест, в отношении которых проведена специальная оценка условий труда, в том числе отнесенных к классам (подклассам) условий труда, содержащиеся в отчете о проведении специальной оценки условий труда.

Если специальная оценка условий труда не проводилась, то в графах 4 - 11 проставьте ноль (0).

Если выплат работникам не было

Если в течение отчетного периода организация не вела деятельность и не было выплат в пользу работников, и, соответственно, начисленных страховых взносов, нулевой отчет все равно придется сдать.

В отчете должен быть заполнен титульный лист, подраздел 2.1 и подраздел 2.3. В ячейках таблиц проставьте прочерки, если отчетный показатель отсутствует.

Вместе с нулевым отчетом лучше представить письменное пояснение, что организация не работала.