Письмо Министерства финансов РФ
№03-04-06/4-5 от 14.01.2013

НДФЛ: определение облагаемого дохода работника, который вернулся из командировки

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики <…> по вопросу применения положений главы 23 Налогового кодекса РФ (далее - Кодекс) при направлении работников в командировки и в соответствии со статьей 34.2 Кодекса разъясняет следующее.

Статьей 41 Кодекса установлено, что доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для целей уплаты налога на доходы физических лиц в соответствии с главой 23 Кодекса.

При направлении работника в командировку ему выдаются денежные средства под отчет как для целей компенсации его расходов, связанных с командировкой, таких как проезд, проживание, питание и т.п., так и для осуществления расходов от имени и (или) по поручению организации, например, для приобретения товаров у организаций и индивидуальных предпринимателей за наличный расчет.

Вышеуказанные денежные средства могут быть использованы не в полном объеме (в том числе по причине отмены или сокращения срока командировки), и в этом случае оставшаяся их часть должна быть возвращена работником, так и наоборот, работник может с разрешения руководства организации находиться в командировке более установленного в приказе на командирование срока или израсходовать для нужд организации больше денежных средств, чем это было предусмотрено при его направлении в командировку.

С учетом вышеизложенного денежные средства, выданные работнику под отчет при направлении в командировку, не могут рассматриваться в качестве экономической выгоды и, соответственно, дохода до возвращения работника из командировки и утверждения руководителем организации представленного работником в установленном порядке авансового отчета исходя из фактического времени нахождения в командировке и имеющихся оправдательных документов.

Таким образом, при направлении работника в командировку определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений пункта 3 статьи 217 Кодекса производится организацией - налоговым агентом после утверждения авансового отчета работника, а исчисление и удержание сумм налога производятся в соответствии с пунктом 4 статьи 226 Кодекса на ближайшую дату выплаты работнику дохода в денежной форме.